Office 365 SharePoint

SharePoint Server 2016 en Office 365 vanuit compliance perspectief

28 april 2015

Als opmaat naarRijdende trein - foto: Eric Burger Microsoft Ignite, 4-8 mei in Chicago, heeft Julia White, general manager Office Product management team, deze week op Office Blogs vast de visie en strategie voor SharePoint en Office 365 toegelicht. Voor wie net aan de vraag ‘SharePoint 2013 on premise of SharePoint Online’ toe was: SharePoint Server 2016 is zojuist aangekondigd en vergeet SharePoint Online.

Geen schrik, het laatste is half waar: de nieuwe visie wordt inmiddels al zichtbaar in Office 365, waar de SharePoint-functionaliteiten blijven, maar de naam steeds meer naar de achtergrond verdwijnt. Met de verwevenheid van functionaliteiten van o.a. SharePoint, Onedrive voor bedrijven, Exchange, Yammer en Lync ontstaat een instrumentarium waarin de relevantie van SharePoint als aparte applicatie kleiner wordt. En (voor de gebruiker) één geïntegreerde ervaring en (voor de beheerder) één geconcentreerd management wordt nagestreefd. Dan Holme signaleert in zijn uitstekende analyse als ‘illuminating and important trend … the release of new functionality to Office 365 that transcends any one product or service.’ Niet voor niets zijn de SharePoint conferenties passé en biedt Ignite, voor het eerst, een aanbod voor zowel Office 365, als SharePoint, Dynamics, Exchange, etc.

Een goed voorbeeld van de visie vanuit compliance is het Compliance Center voor Office 365, dat –  veel later dan aangekondigd op SPC14  – binnenkort wordt uitgerold. Want uiteindelijk willen we als recordsmanager of compliance officer geen maatregelen op het niveau van één site-collectie in SharePoint (vgl. audit-trail), maar verwachten we grip te krijgen over de gehele breedte van de informatiehuishouding, dus in sites, exchange en interne social media bijvoorbeeld. Ook van het nieuwe zoeken (check hier Office Delve) of van e-discovery (voor rechtszaken, enquêtes en andere legal onderzoeken) verwachten we zo’n brede effectiviteit, in plaats van een silo-gericht, sub-optimaal resultaat.

Microsoft droeg de afgelopen jaren in stoere bewoordingen een cloud-first strategie uit. Als je daar niet in mee kon, moest je voorlopig maar ‘hybride’ aan de slag,  tot je organisatie volwassen genoeg was voor de cloud. Zo voelde het toch een beetje. Aangezien Microsoft-klanten vaak zo ver nog niet zijn – en Microsoft trouwens zelf ook nog een juridische strijd heeft te strijden – is er nu veel nadrukkelijker een tweesporenbeleid gepresenteerd. En is ‘on premise’ niet langer de aflopende zaak die het toch leek te zijn. Er komt nu wel degelijk een SharePoint Server 2016 want “we recognize that our customers have a range of requirements that make maintaining existing SharePoint Server deployments the right decision for some.” De vernieuwingen in SharePoint 2016 zullen kunnen putten uit de ervaringen die inmiddels zijn opgedaan door duizenden klanten wereldwijd met SharePoint Online.

SharePoint 2016 en Office 365

Ook is een verbeterde samenwerking tussen online en on premise (‘hybrid’, zie afb.) aangekondigd, waarover zeker meer op Ignite in mei. Dat is nodig ook, aangezien dat vanuit de aanvankelijke cloud-first benadering nogal luchtig werd benaderd, terwijl SharePoint specialisten wereldwijd blogs vol schreven – en schrijven –  over de issues met search, metadatabeheer en security in een hybride omgeving. Het is één ding om te besluiten dat de organisatie voortaan gevoelige zaken on prem zal bewaren en samenwerking verder vorm geeft in de cloud. Het is heel wat anders om twee omgevingen te gaan inrichten en beheren onder één waterdichte governance. Waar het nu al complex genoeg is om on premise binnen één farm compliance te bereiken met een functionerend recordcenter, beveiliging, autorisaties en voldoende vindbaarheid, zal een hybride omgeving de complexiteit verdubbelen, tenzij Microsoft’s aangekondigde verbeteringen daar inderdaad verlichting bieden. Want: wat bewaren we waar? Zoals Christian Buckley terecht zegt ‘You cannot over-plan for a move to a hybrid model’.

You Might Also Like

Geen reacties

Plaats een reactie