SharePoint

Namen wijzigen in SharePoint

27 juli 2015

Enige tijd geleden veranderden enkele bedrijfsonderdelen van de organisatie waar ik werk. Sommige productgroepen kregen een nieuwe naam en/of een andere plaats binnen de bedrijfsonderdelen. Direct na de bekendmaking vroeg ik me af hoeveel werk dat zou meebrengen voor de site- en contenteigenaren van de betreffende onderdelen. En hoeveel werk het voor mij zou zijn, natuurlijk, want ik verwachtte wel vragen om hulp. Toen ben ik maar eens het een en ander gaan aanpassen om te zien wat er precies gebeurt als je namen en URL’s aanpast. Niet alleen zou ik dan beter voorbereid zijn op vragen, maar het leek me ook prima stof voor een blog!

In mijn eigen blog staan de experimenten en uitslagen gedetailleerd beschreven, in het Engels en met screenshots. Alles is uitgevoerd in Office365.

In deel 1 heb ik wijzigingen beschreven van

  • Site
  • Document Bibliotheek of Lijst
  • Weergave van Lijst en Bibliotheek

En in deel 2 vind je meer informatie over wijzigingen in

  • Kolom
  • Folder
  • Document of Lijst item

Een samenvatting van mijn bevindingen:

  1. Verander nooit de URL. Dit geeft overal gebroken links en dat is erg vervelend als men naar jouw informatie linkt. Doe het alleen als het echt moet, bijvoorbeeld omdat het wettelijk of contractueel verboden is om een woord of naam nog te gebruiken.
  2. Pas de documentnaam niet aan want dat verandert ook de URL.
  3. Andere naamsveranderingen hebben minder dramatische gevolgen, maar houdt er rekening mee dat de volgorde van elementen kan wijzigingen als je op die naam sorteert, zoals de site map, weergaven en groepering.
  4. Weergaven, die gefilterd worden op een gewijzigde naam, moeten worden aangepast.
  5. Als je metadata moet aanpassen, en je hebt een Keuze-kolom gebruikt voor metadata, moet je bestaande items achteraf aanpassen.
  6. Veranderingen aan items en folders zorgen voor een waarschuwing (als men die heeft ingesteld natuurlijk)

Ben ik nog wat vergeten? Laat het dan even weten in de reacties hieronder of in mijn eigen blog.

You Might Also Like

2 reacties

  • avatar
    Reply Bart 14 oktober 2015 at 14:41

    Wij hebben ook regelmatig te maken met het wijzigen van afdelingsnamen. Vanuit de optiek ‘voorkomen is beter dan genezen’ adviseer ik gebruikers sites vooral op onderwerp in te richten en zo min mogelijk op afdelingsnaam of groep. Helemaal voorkomen kan toch niet, maar het scheelt een hoop werk:-)

    • avatar
      Reply Ellen van Aken 14 oktober 2015 at 16:22

      Hoi Bart, dank voor je reactie.
      Wij gebruiken nummers in de URL voor site collecties en project sites, die zijn inderdaad wat beter bestand tegen wijzigingen.
      Mijn collega’s kunnen echter ook zelf sites aanmaken en dan gaan ze toch vooral voor een herkenbare naam/URL. En dat snap ik ook heel goed, maar ja…. 🙂

    Plaats een reactie