Office 365

Is Office 365 de Digital Workspace?

10 december 2015

‘Wat wordt de opvolger van de SharePoint Portaal’

Als er op dit moment een term in de ICT-wereld aan het hypen is dan is dat wel de ‘Digital Workspace’. Is het nu echt nieuw, of weer eens ‘oude wijn in nieuwe zakken’ ?In deze blog wil ik je meenemen in de wereld van de digitale werkplek en laten zien dat Office 365 het samenwerken de komende tijd echt op zijn kop gaat zetten.

Hoe werken we nu samen

Ik ga niet opnieuw vertellen dat we nog steeds samenwerken op de fileserver en met Outlook. Na alle samenwerk portalen die wij al geimplementeerd hebben krijg ik toch wel het idee dat we tegenwoordig samenwerken in SharePoint portalen. Dan wel in de cloud of gewoon nog op de eigen server in huis.

Een nieuwe manier van werken

Nu zul je denken, hebben we dat allemaal net achter de rug, het heeft bloed, zweet en tranen (en veel geld) gekost. Kunnen we nu weer opnieuw beginnen?
Eigenlijk wel. Positieve daaraan is dat het niet gelijk morgen zal gebeuren. Ik voorspel dat de wereld van het samenwerken er over 3 jaar heel anders uit zal zien. En Office 365 gaat daar een grote rol in spelen.

Office 365 als de workplace

Bijna iedereen die werkt met Office 365 is het al eens opgevallen. De grote knop linksboven in de hoek. Wij noemen dat een Wafel Menu. Waarom? Kijk er maar eens goed na. En is daarmee de opvolger van het Hamburger Menu. Sorry, ik verzin die dingen ook niet. Deze knop geeft gebruikers toegang tot vertrouwde programma’s als Outlook Web, Agenda, Taken en de Sites van SharePoint. Allemaal gepresenteerd als hippe tegeltjes. Klik erop, en je applicatie wordt gestart. Degene die dit al ’s morgens bij starten van de PC/Laptop of elk ander apparaat zien, mag ik feliciteren. Je bent bijna klaar voor de digital workspace.

Naast de bekende tegeltjes zul je enkele onbekende tegeltjes zien. En laat ik alvast voorspellen, Microsoft zal de komende tijd alleen maar meer tegeltjes in je wafel menu gaan stoppen. Allemaal nieuwe applicaties die jou als gebruiker moeten helpen je dagelijkse werk eenvoudiger, efficiënter en leuker te maken. Of je nu achter je bureau op je laptop werkt, op een terras op je mobiel kijkt, of thuis op de bank op je nieuwe Big Ipad Pro.

Ik zal even een opsomming geven van wat we nu al hebben en we in de toekomst mogen verwachten.

Delve – Snel inzicht in jouw content en die van mensen waar jij nu op dit moment mee samenwerkt of zou kunnen samenwerken. De reden om je profiel in SharePoint eens up to date te maken. Delve kijkt daar namelijk naar.

 

Boards – Maak zelf kaarten met links naar content die jij wilt categoriseren. Deel deze boards met je collega’s via Delve. Sterker nog, als ze jou al volgen zien ze vanzelf jou boards en kunnen ze deze gaan volgen.

 

 

My Site – Al zolang in SharePoint sinds de eerste versie in 2001. Nooit gebracht wat wij er met alle gebruikers van verwachten. Nu is de My Site geïntegreerd met Delve ziet het er een stuk beter en bruikbaarder uit.

 

 

Video portal – YouTube kennen we allemaal. Ook al een kanaal voor je bedrijf op YouTube aangemaakt. Wil je alle video’s wel delen? Neem dan Video Portal in Office 365. Je eigen interne YouTube, keurig afgeschermd binnen je eigen portaal.

 

 

Sway – Een nieuwe manier van informatie als een verhaaltje vertellen, het ‘Story telling ‘concept. Ook bekent van elke nieuw gelanceerde website vandaag de dag. Trouwens ook die van QS solutions.

 

PowerBI – Eindelijk wordt het maken van goed uitziende interactieve dashboards eenvoudig. De nieuwe generatie Business Intelligence als onderdeel van Office365. Ik heb ervaring met de SharePoint BI tools, zag er met mijn kennis eigenlijk nooit echt mooi uit. Maar nu met PowerBI? Zelfs ik kan mooie dashboards maken.

 

Groups – Samenwerken doe je in groups. Een group bindt allerlei samenwerk tools in Office 365 bij elkaar. Een gezamenlijk mailadres, een site voor documenten, een agenda, een OneNote. Snel zelf aangemaakt en eenvoudig gebruikers op uit te nodig. Te gebruiken via Outlook of via je My Site.

 

 

Microsites en Articles – Ook wel de nieuwe Knowledge Management Portal genoemd. Kennisdelen in een mooie en duidelijke structuur van makkelijk vorm te geven, goed uitziende pagina’s. Deel hierop je content als documenten, foto’s en video’s. Alle content uit je SharePoint omgeving dus.

 

 

Planner – De nieuwe Office 365 app die het mogelijk maakt om eenvoudig in teams samen te werken. Taken, overzicht, voortgang, content uit SharePoint weergegeven in een mooie indrukwekkende interface. Je vraagt je bijna af waar je nog een projectsite voor nodig hebt.

 

En de Office 365 familie wordt nog verder uitgebreid in de toekomst. Al met al een indrukwekkende set van applicaties. Realiseer je dat alle getoonde apps gewoon in je web browser draaien. Je zult ze op één werkdag allemaal moeten gebruiken. Trouwens een goede vraag, ‘Hoe ga ik dit nu gebruiken in dat nieuwe samenwerken?’

En hoe gaan we dan samenwerken?

Er is iets vreemd aan de digital workspace. Hij is volledig persoonlijk van aard, maar hoe wordt je nu verleidt om toch samen te werken? Dat wil nog steeds moeilijk in je eentje.
In de SharePoint portalen leren wij in onze implementatie gebruikers te laten samenwerken in nieuwe structuren. Samenwerkstructuren over de afdelingen van de organisatie en zelfs daarbuiten met partners en klanten. Weg van de oude fileserver met zijn afdeling-indelingen. Weg met Outlook als de samenwerk-tool.

In de praktijk blijkt er veel tijd nodig om gebruiker te leren werken in deze nieuwe samenwerkstructuren. Gebruikers vinden het fijn om ‘hun’ informatie dicht bij zich te hebben. De U: (user) schijf van de fileserver, of alles in de afdelings-share binnen mijn eigen afdeling. En juist op dat laatste punt, lekker dicht bij mij, is op dit moment een trend waar te nemen. Ik moet ook zeggen dat toen ik Microsoft met de 1TB OneDrive aan zag komen ook dacht, wat moeten gebruikers hier nu mee doen. Alles weer zelf opslaan? Zelf fileservertje gaan spelen?

Met de nieuwe apps al beschikbaar en op komst wordt dit nu duidelijker. Voor de structuren in de Groups, Planner, Delve, Boards, Microsites en Articles maakt het niet meer uit waar de content is opgeslagen. Staat deze bij de gebruiker (OneDrive) of in SharePoint (Teams en Groups), de gebruiker beslist met wie hij de content wil delen. Dit doet hij door deze te publiceren naar de Planner, Boards of in Articles op Microsites. Dat wordt de echte nieuwe samenwerkomgeving. En doet hij dit niet, dan hebben we Delve nog. Deze zal er alles aan doen om content voor jou op dit moment belangrijk te tonen op je Delve pagina.

Mensen die mij kennen zullen nu denken, wat is er met hem aan de hand is hij ziek of zo? Toch doe ik deze uitspraak ‘En als een gebruiker dan toch z’n mapjes wil gebruiken? Mijn zegen heb je….’. Je content kun je toch niet verstoppen voor ons. We leren je alleen hoe je deze weer zichtbaar moet maken voor ons in Delve, Boards, Microsites en articles. Dat worden de nieuwe organisatie brede informatiedragers in het nieuwe samenwerken.

Conclusie

De titel en tevens vraag waarmee ik deze blog begon ‘Is Office 365 de Digital Workspace’ kan ik nu beantwoorden met een volmondig JA. Alhoewel, even een kleine nuance, die vraag is gesteld in de tegenwoordige tijd. In de conclusie pas ik hem aan naar de toekomstige tijd ‘Office 365 gaat een Digital Workspace worden’……

Het zal nog even een tijdje duren. Stap zelf in wanneer je wilt. Je kunt vandaag al beginnen. Interessante tijden breken aan. Ook voor ons als implementatie- en ontwikkel partner van Microsoft. Wij zijn druk bezig om na te denken over de richting van ons QS Portaal voor SharePoint product. Vanzelfsprekend mag u rekenen op innovatieve oplossingen op dat gebied. Ons product gaat veranderen de komende tijd. Ik hou jullie in deze blogs hiervan graag op de hoogte.

Ben je met je organisatie nu net bezig een mooie nieuwe SharePoint portaal te implementeren, of ben je dat zelfs binnenkort van plan. Mooi blijven doen. Mijn verwachting is dat Office 365 breed omarmen als dé digitale samenwerkplek nog minimaal 3 jaar gaat duren. Dit gebeurt ook niet in één keer, geleidelijk zullen we daar naartoe groeien. Ondertussen, kijk eens naar de nieuwe Apps in Office 365. Kijk er eens naar door de bril van de vernieuwing. In het licht van deze blog. Probeer ze eens uit.

You Might Also Like

Geen reacties

Plaats een reactie