SharePoint

Mappen en metadata – een onwaarschijnlijk huwelijk?

24 december 2015

Bij bijna elke SharePoint implementatie kom je dezelfde problematiek tegen. Eindgebruikers houden enorm van hun vertrouwde mappen en snappen niet waarom je metadata zou gebruiken. Mappen zijn makkelijk, overzichtelijk en flexibel. In de afgelopen tien jaar werd veel geroepen dat mappen ‘evil’ zijn en dat je ze eigenlijk beter niet kunt gebruiken in SharePoint. Maar zo zwart-wit is de wereld niet. Het volledig uitbannen van mappen is niet vol te houden. In deze blog vertel ik wanneer mappen handig zijn en wanneer je metadata het beste kunt inzetten. Ook bespreek ik hoe je ze beiden kunt gebruiken om de gebruikersvriendelijkheid van SharePoint verder te vergroten.

In deze blog noem ik het woord ‘categorie’ om de vergelijking tussen mappen en metadata aan te geven. Een document kan als categorie bijvoorbeeld ‘documenttype’ hebben. In de mappenwereld zouden dat mappen zijn (bijvoorbeeld: offertes, handleidingen). En in de metadatawereld zou documenttype een SharePoint kolom zijn.

Nadelen van mappen

Om te beginnen noem ik de belangrijkste nadelen die het gebruik van mappen met zich meebrengt. Dit wil niet zeggen dat je geen mappen moet gebruiken, maar het is goed om te weten wat de beperkingen en nadelen zijn.

  • Door een uitgebreide mappenstructuur kan het arbeidsintensief zijn om nieuwe bestanden toe te voegen omdat je eerst naar de relevante folder moet gaan om te uploaden.
  • Als je in SharePoint directe links naar een document maakt dan werken die links niet meer zodra je het document naar een andere map verplaatst. SharePoint heeft een maximum van 260 karakters1 voor de URL. Als je mappenstructuur te diep is, kan dit een probleem worden. Voorbeelden van foutmeldingen die je dan tegen komt: “The filename is too long” en “We couldn’t register this document. You won’t be able create links from other documents to this one”. Zie ook deze blog op Technet.
  • Je kunt documenten maar op één manier groeperen met mappen.
  • Je mag geen speciale karakters gebruiken in folders: ” # % * : < > ? / \ |.
  • Je kunt geen standaard categorieën afdwingen door alleen met mappen te werken.Je kunt geen filters plaatsen op mappen.
  • Door mappen te gebruiken neemt de kans op duplicaten toe.

Voordelen van mappen

Mappen hebben ook een aantal belangrijke voordelen. Mappen zijn erg flexibel omdat ze je niet dwingen om je documenten op een bepaalde manier te organiseren. Met metadata gebeurt dit wel. Als je je metadata niet zorgvuldig configureert, dan kunnen gebruikers niet goed de juiste categorie kiezen. Dit zorgt voor frustratie en hindert de adoptie van SharePoint. Om metadata te kunnen aanpassen moet je meestal site eigenaar zijn. Dit kan vertragend en storend werken. Als je documenten mag bewerken mag je ook mappen aanmaken en aanpassen. De site eigenaar is dus geen bottleneck.

Een ander belangrijk voordeel van mappen is dat je de standaardwaarden voor metadata in mappen kunt configureren. Dus door een document in een bepaalde map te plaatsen krijgt dit document automatisch bepaalde metadata mee. Dit kan ook erg handig zijn bij (kleinschalige) documentmigraties.

Verder is een belangrijke reden waarom mappen vaak worden ingezet, dat je toegangsrechten per map kunt instellen. Probeer dit echter zoveel mogelijk te vermijden omdat het anders erg lastig wordt om overzicht te houden over wie toegang heeft tot welke documenten.

Als laatste bestaat er de mogelijkheid om specifieke weergaves aan mappen te koppelen. Dit kan de gebruikersvriendelijkheid van een documentenbibliotheek enorm verbeteren. Cameron Dwyer heeft hier een mooie blog over geschreven.

Op een rij

In de tabel hieronder vind je de mogelijkheden per scenario (mappen of metadata) op een rij.

Tabel-Blog-Marc

Aanbeveling: kies voor een hybride oplossing

In de praktijk zal je er vaak niet aan ontkomen om mappen te gebruiken. Metadata is echter weer erg handig als je je documenten op een eenduidige manier wil taggen. De oplossing is dan ook om ze beiden te gebruiken: een hybride oplossing dus. Hieronder een voorbeeld.

External-documents-1External-documents-2

Door mappen met metadata te combineren kan je het maximale voordeel van beide technologieën benutten. Samen krijg je een enorm krachtige manier om documenten te organiseren en te taggen. Metadata voor categorieën die je wil standaardiseren en mappen voor de rest. Een goed huwelijk dus :-)

Tip-mappen-en-metadata

 

Bron:

http://vxcompany.com/kennis/blog/2015/12/04/mappen-en-metadata-een-onwaarschijnlijk-huwelijk/

You Might Also Like

Geen reacties

Plaats een reactie