Office 365

6 factoren voor een succesvolle Office 365 adoptie

18 maart 2016

​​​​​​​Kent u dat? U heeft met uw organisatie veel tijd en geld besteed aan de introductie van een nieuwe Office 365 toepassing. Stevige business case, geluisterd naar de gebruikers, functioneel rijk ontwerp, goede technische realisatie, medewerkers getraind, helpdesk paraat, systeem performance en betrouwbaarheid op orde. En toch blijft het gebruik achter bij de verwachtingen van u en de gebruikers. Wellicht ondanks het feit dat de oplossing in eerste instantie met open armen werd ontvangen!​

“It’s not enough to do your best: you must know what to do, and then do your best”
-Edwards Deming​

​Hoe nu toch de gebruikers enthousiast met Office 365 aan de slag te krijgen en te houden?

Edwards Deming heeft ons met zijn Kwaliteitscirkel een handvat gegeven om het probleem op te lossen: Plan > Do > Check > Act. ​

Edwards Deming Kwaliteitscirkel adoptie Office 365

Adoptie is verandering

Bij adoptie draait het om ‘verandering’. Gebruikers moeten hun comfortzone verlaten. Medewerkers en managers wordt gevraagd inefficiënte, ineffectieve of niet-compliant – maar in ieder geval vertrouwde – werkwijzen op te geven in ruil voor iets onbekends. En dat opgeven van het ‘bekende’ voor het ‘onbekende’ is niet eenvoudig zoals John Gourville in 2004 met zijn onderzoek over de psychologie van de adoptie van nieuwe producten al aantoonde. Als het nieuwe product niet een veel (9x) betere oplossing biedt, moet er stevig in de acceptatie van en verandering naar ‘het nieuwe’ worden geïnvesteerd. Dus hoe kunt u die verandering naar uw hand zetten?​

Voorwaarden voor een succesvolle verandering

In 1991 introduceerde Knoster zijn ‘Managing Complex Change Model’. Hierin werden vijf elementen benoemd die bijdragen aan een succesvolle verandering:​

  • ​​Vision
  • Skills
  • Incentives
  • Resources
  • Action Plan

Het ontbreken van één of meer elementen resulteert in een gebrekkige verandering (lees: adoptie). En dat er bij de introductie van een nieuwe ICT toepassing sprake is van een complexe verandering is wel duidelijk.

Het unieke van Knoster’s benadering – t.o.v. bijvoorbeeld het verandermodel van Kotter – zit hem in zijn werkwijze. Het relateert de symptomen van een gebrekkige adoptie aan hun oorzaken. Als de oorzaak bekend is kan aan de remedie worden gewerkt. Als zodanig vormt het een meer inhoudelijke uitwerking van Deming’s Kwaliteitscirkel.

Toch wil ik nog een element opnemen in Knoster’s model, namelijk het element Assessment. Zonder ‘meten’ geen ‘weten’ (of we op de goede weg zijn).

De hierboven genoemde zes elementen kunnen – met de symptomen die optreden als een element ontbreekt – in het onderstaande model worden weergegeven:

Knoster Model Office 365 adoptie

Begin dus de verschillende gebruikersgroepen om feedback te vragen. Interviews, enquêtes, feedback mogelijkheden, observaties, review van support calls zijn mogelijkheden om inzicht te krijgen in de symptomen. Kijk hierbij ook naar de ontwikkeling in de tijd: is de problematiek van recente datum, of was deze al aanwezig tijdens de introductie van de toepassing?
Pak vervolgens het bovenstaande model, groepeer de symptomen en identificeer tenslotte de ontbrekende succesfactoren. Een review van uw adoptieplan op de uitwerking van alle elementen wordt eveneens geadviseerd.
Maar na het aanwijzen van de oorzaak / oorzaken bent u nog niet klaar met de Plan fase. Het opstellen van een plan om de oorzaken weg te nemen en zo de gewenste adoptie te realiseren is deel twee van de Plan fase.

Conclusies
Uit onderzoek – maar vast ook uit uw eigen praktijk – blijkt dat het bewerkstelligen van een blijvende adoptie niet zo eenvoudig is.

Het achterhalen van de oorzaak / oorzaken van een tegenvallende adoptie is echter goed mogelijk door gebruik te maken van een aantal modellen. Het model van Knoster wijst u al in de juiste richting.

Bron:

Dit artikel werd geschreven door Richard Fransen, ​ECM C​onsultant, Scrum Master en ​Product Lead Governance bij Motion10.​​

You Might Also Like

Geen reacties

Plaats een reactie