Office 365 SharePoint

Microsoft Ignite: Hoe goed zoekt SharePoint voor jou?

4 oktober 2016

Op de laatste dag van Ignite heb ik mij verdiept in “SharePoint search”. En dan vooral de verbeteringen die beloofd worden, omdat het duidelijk is dat de huidige zoekmachine van SharePoint niet voldoet aan de verwachten van de gebruikers. In deze blog bekijken we de ontwikkelingen van SharePoint Search.

Het binnenhalen van FAST gaf hoop op nieuwe vleugels voor de SharePoint zoekmachine. De FAST technologie heeft veel onder de motorkap veranderd en is als standaard opgenomen binnen SharePoint 2013 en SharePoint Online. Toch zijn de gebruikers bij onze klanten er nog steeds niet gelukkig mee. Die blijven klagen dat de resultaten niet zijn wat ze verwachten te vinden, of erger nog helemaal niet vinden wat ze zoeken.

Voor de FAST search divisie binnen Microsoft is dit geen onbekende klacht. In de Ignite sessie over search werd het woord gevoerd door twee specialisten van Microsoft die nog steeds werken vanuit het FAST kantoor in Noorwegen. Maar wat is er nu dan veranderd zodat gebruikers eindelijk gaan vinden wat ze zoeken?

De program managers uit Noorwegen begonnen gelijk uit te leggen waarom de zoekmachine het wel goed doet, maar de gebruikers deze niet snappen. Eigenlijk een slecht begin, maar het verhaal wat ze vertelden klopte wel.

SharePoint Search is geen Google!

Gebruikers verwachten dezelfde zoekervaring als Google, door de program managers ook wel consumenten search genoemd. Nu wordt een zoekmachine met name slim als deze veel zoek query’s heeft uitgevoerd. Dat doet de Google zoekmachine wereldwijd voor en door alle internetgebruikers. Dat volume ga je niet redden binnen je bedrijf met de SharePoint Search.

Neem als voorbeeld de zoekquery “Ignite 2016”. Google toont de eventueel relevante resultaten aan miljoenen gebruikers en kan zo snel bepalen welke content het meest relevant is. Het leert van het gedrag van enorm veel mensen en kan zo beter en sneller bepalen welke resultaten het meest relevant zijn.

De SharePoint zoekmachine werkt alleen met content van de organisatie. Daarmee moet het zoekresultaat zo persoonlijk als mogelijk op maat worden aangeboden. Er is geen referentie van miljoenen en miljoenen gebruikers, op de jouw documenten of die van je collega’s.

Hoe maakt SharePoint de zoekresultaten persoonlijk?

Microsoft doet er daarom alles aan om de resultaten van de zoekmachine persoonlijk te maken. Maar hoe leert SharePoint zijn gebruiker kennen? Allereest door een goed ingevuld profiel. Iets dat wij gebruikers al vaak hebben uitgelegd.

Daarnaast kijkt SharePoint naar de documenten die jij en jouw collega’s het laatst hebben aangepast of recentelijk hebben gebruikt. Vanuit dit dynamisch opgebouwde kennisnetwerk kan SharePoint de lijst met zoekresultaten persoonlijk ranken.

Nu gebruikt de zoekmachine deze techniek al een tijd. Gedreven door de toepassing Delve worden deze verbeteringen nu verder doorgevoerd. De motor achter Delve is natuurlijk de Graph API. De zelflerende motor die gebruik maakt van machine learning. Dat is geen nieuw verhaal. Delve is al weer 2 jaar oud, aangekondigd op de laatste SPC2014 onder de naam project ‘Oslo’.

Maar wat is er nu dan nieuw, zo nieuw dat ik er mijn laatste Ignite blog aan wijdt. Ten eerste dat de Graph API veel slimmer is geworden. Door Microsoft berekent als 8% meer gevonden juiste resultaten en een gebruiker is 35% minder tijd kwijt om dat juiste resultaat te vinden.

Grootste verschil maakt dat we de Graph techniek nu op veel meer plaatsen (gaan) tegenkomen in Office 365 en SharePoint. Ik zal je vier voorbeelden geven waar Graph nu al geïntegreerd is en waar we deze binnenkort kunnen verwachten.

1. Delve

Natuurlijk maakt Delve zelf gebruik van Graph. Toch merk ik nog steeds een aarzelend gebruik van Delve bij eindgebruikers. Blijft gewoon wennen.

2. SharePoint knop

Dan de nieuwe SharePoint knop, de oude ‘Sites’ knop uit Office 365. Het aangeven van de meest recente sites en aangeraakte content daarin wordt geheel gepresenteerd door Graph. Maar ook de zoekfunctie linksboven in het scherm is Graph. Nu gebruik ik deze knop zelf zeer intensief. En mij is opgevallen dat de zoekresultaten erg goed zijn. Beter dan de standaard search van SharePoint. Bij het zoeken worden terwijl je typt al resultaten getoond. Ook de kwaliteit van de zoekresultaten is goed. Precies wat ik verwacht en wil zien. De Graph engine is hier dus optimaal aan het werk. Probeer het eens!

3. Nieuwe zoekresultaten pagina

De bekende resultatenpagina van SharePoint search gaat ook op de schop. Deze wordt vervangen door de nieuwe Office 365 look & feel en is responsive. Maar nog belangrijker, maakt gebruik van de Graph engine. Wat weer veel betere resultaten levert dan SharePoint search result. Wat wel wennen is, is dat de bekende refiners er niet meer zijn. Daarvoor in de plaats komen smart refiners, deze worden in context van de resultaten getoond.

ignite-2016-blog-5-1 ignite-2016-blog-5-2

Figuur 1: De nieuwe zoekresultaten pagina, en de mobiele weergave op iOS

ignite-2016-blog-5-2

Figuur 2: de Smart search box geeft gepersonaliseerde resultaten zodra je typt

Wil je deze resultaatpagina’s niet gebruiken? De gewone SharePoint search result pagina’s in het zoekcentrum blijven ook gewoon werken. Microsoft blijft deze ook ondersteunen.

4. Outlook

Tenslotte Outlook. Je zou het zo niet zeggen maar ook de zoekbox in Outlook en Outlook Web maken gebruik van de intelligentie uit de Graph engine.

Hybride Search

Nu de online zoekmachine meer en meer gebruik maakt van de Graph engine moeten we ons realiseren dat deze alleen op het Online platform beschikbaar is. Alle verbeteringen in de zoekervaring zijn dus alleen maar hier te bereiken.

Gelukkig is er een oplossing voor on-premises SharePoint. De indexen van de on-premises SharePoint 2010, 2013, 2016 en netwerk shares kunnen naar de Office 365 Unified Host index in de cloud. De zoekervaring wordt dan aangeboden via Office 365 en SharePoint, daarbij gebruikmakend van alle Graph functies die er zijn. Om dit te bereiken is maar een klein deel van de SharePoint Farm, namelijk de search topologie, on-premises nodig. De benodigde Hybrid Search index storage in de cloud is gratis tot 1 miljoen items.

Maar de hybride oplossing geeft nog meer voordelen. Als je niet bent verbonden met de lokale SharePoint resources, kun je toch in de zoekresultaten de items uit de on-premises omgeving zien. Als je hierop klikt krijg je een nette melding dat je eerst weer lokaal verbonden moet zijn om ook deze resultaten in te zien.

Een van de grote nadelen van Online search is dat het ontsluiten van on-premises databronnen met BCS niet mogelijk is. Echter, via deze hybride integratie kan dit wel.

Custom synoniemen lijst

Tenslotte nog één oplossing voor een oud probleem. In search online kan geen custom lijst met synoniemen worden opgenomen. Ook dat is binnenkort verleden tijd. Dit kan dan op dezelfde manier als op een on-premises SharePoint omgeving.

Tenslotte

Hiermee komt een einde aan mijn serie van vijf blogs vanaf de MS Ignite 2016 in Atlanta. Ik hoop dat ik je op het gebied van SharePoint en Office 365 een goed beeld heb gegeven van de veranderingen die we nu of binnenkort mogen begroeten.

Zoals beloofd sluit ik deze serie in Nederland af met een samenvatting. Hierin duidt ik wat de nieuwe ontwikkelingen gaan betekenen voor het SharePoint Portaal op weg naar de Office 365 Digitale Werkplek.

Niets missen over ontwikkelingen van SharePoint en Office 365? Volg mij dan op Twitter of LinkedIn.

You Might Also Like

Geen reacties

Plaats een reactie