Office 365

Recordsmanagement in Office 365: nieuws van MS Ignite

13 oktober 2016

Voor wie  – net als ondergetekende – ook niet bij de Microsoft Ignite conferentie kon zijn heb ik wat compliance krenten uit de enorme pap (>700 sessies) gevist. En fijn dat je in je eigen tijd en tempo een en ander kan zien en luisteren via Channel 9. Overigens was het compliance aandeel in de sessies tamelijk minimaal (5 op 700). Maar check deze presentaties met demo’s en geluid en je bent helemaal bij. Want er zijn wel degelijk interessante ontwikkelingen in Office 365 voor de recordsmanager.

Dheepak Ramaswamy, Program manager voor het Office 365 Information Protection team, legt uit dat Microsoft (gelukkig) de verwarrende termen voor ‘deletion policies’, ‘preservation policies’ en ‘hold policies’ heeft laten vallen en gekozen heeft voor een eenduidige aanpak. Wat eerder in de lucht zat in voorgaande jaren wordt de komende maanden uitgerold: recordsmanagement maatregelen gelijkelijk toepassen in alle onderdelen van Office 365. Dus niet alleen in SharePoint Online, maar ook in Exchange, SkypeforBusiness en binnen Office 365 Groups. Hoewel ik mijn twijfels had over de eerder gepresenteerde aanpak om recordsmanagement te willen toepassen op weinig voorkomende categorieën (‘alle mail van deze gebruiker’), is er nu wel een doorbraak.

Je kan in SharePoint out-of-the-box ruwweg op drie manieren archiveren: op basis van in-place records, op basis van inhoudstypen in het recordcenter en op basis van metadata en routering naar recordbibliotheken. De te beperkte opzet die Microsoft aanvankelijk in Office 365 bood, is nu vervangen door een aanpak op basis van ‘classificatie’. Let op: er is geen recordcenter nodig, de voorgestelde werkwijze is ‘in-place’. Overigens vind ik de voorbeelden in de presentatie van Dheepak niet allemaal even praktisch (zoals classificatie door individuele gebruikers in Exchange of OneDrive). Het archiveren van e-mail wordt gefaciliteerd, maar het gebrek aan een context gedreven aanpak (zodat e-mails in de context van de bijbehorende transactie kunnen worden bewaard) blijft schuren.

Maar toepassing op Groups (met hun ‘verborgen’ sitecollecties) en op hele documentbibliotheken tegelijk, zoals gedemonstreerd, lijkt me zeker toekomst te hebben. Check ook de vragensectie van de presentatie.

En neem ook tijd voor deze presentatie van Karissa Larson, ook Microsoft Program manager voor Office 365. Ze geeft in de loop van de presentatie een paar interessante voorbeelden vanuit verschillende rollen in de demo-organisatie. Als voorbeeld is een grote zorg-organisatie gekozen, waar veel voorschriften op gebied van informatiebeveiliging, bewaarbeleid en privacybeleid van toepassing zijn.

In ander Office 365 nieuws zien we dat Microsoft inzet op ‘lokale’ datacenters in Europa, zodat Groot-Brittannië en Duitsland over eigen datacenters kunnen beschikken. Afgaande op reacties uit mijn klantenkring bij Nederlandse overheden en ZBO’s is juist het  – nu nog – ontbreken daarvan op exclusief Nederlandse bodem de laatste drempel om juist die organisaties aan Office 365 te krijgen. De recentelijk weer gebleken gevoeligheid van de grote spelers in de cloud (Yahoo!) voor hacks en overijverige geheime diensten en justitie (VS) zal deze houding zeker niet gemakkelijk doen wijzigen naar meer toeschietelijkheid.

Save

Save

You Might Also Like

Geen reacties

Plaats een reactie