Office

OneDrive gebruiken om documenten, foto’s en (OneNote) aantekeningen te doorzoeken

1 november 2016

Wat heb je er aan als je alleen maar documenten en foto’s kunt opslaan en ze niet gemakkelijk terug kunt vinden? Dat moet de achterliggende gedachte zijn geweest bij het ontwikkelen van de zoekfunctie van Microsoft’s OneDrive opslagdienst. Hierbij worden de meeste soorten documenten full-text geïndexeerd op de inhoud en worden foto’s automatisch voorzien van tags en andere metadata zodat je ze eenvoudig kunt terugvinden.

Zoeken in OneDrive

onedrive_zoeken01

 

 

 

 

 

Waarschijnlijk stop je – net als ik – je bestanden vooral in veel mapjes en heb je nooit gekeken naar die zoekbalk die helemaal linksbovenaan in OneDrive te vinden is. Toch is die zoekfunctie heel handig omdat je er niet alleen mee op de namen van bestanden kan zoeken maar ook op de inhoud van die bestanden.

 

Microsoft indexeert namelijk zowel de inhoud van alle bestanden die je opslaat als alle metadata van diezelfde bestanden. Ze kunnen (vanzelfsprekend) overweg met alle Office documenten – Word, Excel, Powerpoint, Access maar ook de OneNote notitieboeken die sowieso opgeslagen worden in je OneDrive – maar ook tekstbestanden, PDF’s en zelfs foto’s. Bij foto’s worden er automatisch tags toegekend afhankelijk van wat er op staat (op basaal niveau zoals #portrait, #mountain, #water, #outdoor enzovoorts) maar wordt ook alle teksten automatisch herkend en geïndexeerd die op foto’s te zien zijn! En natuurlijk wordt er gekeken naar de bestandsnamen en beschrijvingen die je eventueel zelf meegegeven hebt.

De zoekfunctie is in beginsel heel eenvoudig: typ simpelweg je zoekterm in en je krijgt meteen onder de zoekbalk de meest relevante zoekresultaten te zien. Dat zijn altijd de bestanden die de zoekterm al in de bestandsnaam hebben zitten.

Wil je echter alle zoekresultaten zien – inclusief degene waar de zoekterm in het document voorkomt – dan kun je op Enter drukken om het scherm met de zoekresultaten te krijgen.

onedrive_zoeken02

 

 

 

 

 

Bij een ‘volledige’ zoekactie zie je bij de zoekresultaten nog steeds de mappen en bestanden waar de zoekterm zelf in voorkomt als eerste in de lijst staan. In mijn geval een mapje met foto’s van een boekenplog [1] en een tekstbestandje met de custom Creative Commons tekst waar ‘windesheim’ zowel in de bestandsnaam als in het bestandje zelf voorkomt [2].

Ook in mijn OneNote notitieboeken komt de zoekterm regelmatig voor in zowel losse notities als in paginanamen [3] en kan ik meteen doorklikken naar de goede pagina. In Office documenten komt ‘windesheim’ ook terug in een Word document met mailhandtekeningen [4] en een exportbestand in Excel van al mijn LinkedIn connecties [6]. Mijn werkbestanden staan in de zakelijke OneDrive for Business want anders had ik ongetwijfeld honderden zoekresultaten gehad hier.

Ik maak gebruik van de Office Lens app op mijn telefoon en tablet om papieren documenten (en volgeschreven flip-overs/whiteboards) in te scannen en die staan bij mij vervolgens ook kant en klaar doorzoekbaar in OneDrive. In dit geval een ingescand formulier (PDF [5]) maar het werkt ook perfect om na afloop van een workshop alle gemaakte aantekeningen op een whiteboard te fotograferen en later terug te kunnen vinden.

De OCR werkt ook prima met scans naar JPG en foto’s. Een foto die ik maakte van een artikel in de hogeschoolkrant [8] is volledig terug te vinden op de tekst die in het artikel staat. Een andere foto die ik op werk maakte wordt ook teruggevonden [7] maar deze keer aan de hand van een beschrijving die ik zelf had meegegeven aangezien het woordje ‘windesheim’ niet op de foto zelf voorkomt.

 

Bij het zoeken kun je (helaas) geen geavanceerde zoekopties gebruiken om bijvoorbeeld alleen in bepaalde mappen te zoeken of alleen in bepaalde bestandstypen. Wie weet komt dat ooit nog in de toekomst maar voor nu kun je de zoekresultaten dus alleen beïnvloeden door zelf op de metadata te letten. Gebruik dus, waar mogelijk, slimme bestandsnamen die beschrijven wat er in het document staat en maak bijvoorbeeld gebruik van de mogelijkheid om een beschrijving (description) te maken van een bestand als je weet dat je het document later terug wilt kunnen vinden. Alles wat je in die beschrijving zet kan snel teruggevonden worden door de zoekfunctie van OneDrive.

 

onedrive_zoeken03

 

 

 

Als je zoekterm uit meerdere woorden bestaat dan plaatst OneDrive die zoektermen zelf tussen aanhalingstekens zodat er gezocht wordt op het voorkomen van die termen in precies die volgorde. Ik ben zo gewend dat ik dat soort zoekacties zelf tussen haakjes plaats dat je bij mij dus twee setjes aanhalingstekens ziet. Het maakt voor de zoekresultaten overigens niet uit.

onedrive_zoeken04

 

 

 

Hoewel er geen geavanceerde zoekopties zijn in OneDrive is het wel mogelijk om apart te zoeken in/naar de foto’s en andere afbeeldingen in je account. Als je in het (linker)menu namelijk op Photos klikt kom je in het afgescheiden deel van OneDrive terecht waar je foto’s, albums, tags en plaatsen gefilterd en getoond worden. Deze heeft ook een “eigen” zoekfunctie waarbij je alleen maar de foto’s en afbeeldingen doorzoekt op:

[bulletlist]

  • de bestandsnamen;
  • de namen van albums, zowel de automatisch gegeneerde als zelfgemaakte;
  • de zelf meegegeven beschrijving/caption (mits aanwezig);
  • de automatisch toegekende tags en de tags die je zelf hebt toegekend aan foto’s;
  • plaatsnamen die uit de metadata van foto’s zijn gehaald (mits aanwezig);
  • geëxtraheerde tekst die herkend is op foto’s en afbeeldingen (mits aanwezig).

[/bulletlist]
Door zelf consequent captions en tags toe te voegen aan foto’s kun je er natuurlijk voor zorgen dat je foto’s nog gemakkelijker kunt terugvinden maar de automatische metadatafuncties zorgen meestal ook al voor een heel aardig resultaat. Vooral het feit dat alle tekst op een foto of afbeelding wordt herkend, zorgt er voor dat je vaak veel meer terugvindt dan je dacht. Datzelfde geldt ook voor het zoeken op plaatsnamen als je foto’s met je smartphone gemaakt hebt want dan wordt deze automatisch toegevoegd aan je foto’s.

Het is uiteindelijk (nog) geen vervanging voor het zelf maken van een goede indeling van je foto’s (inclusief tags, captions en goede bestandsnamen) maar als je geen zin hebt om honderden of duizenden foto’s zelf te voorzien van metadata, dan heb je in OneDrive tenminste nog een redelijke kans om ze alsnog terug te vinden.

Save

Save

You Might Also Like

Geen reacties

Plaats een reactie