SharePoint

SharePoint en recordsmanagement 2016: het jaar in blogs

10 januari 2017

oals ieder jaar voorzie ik de lezers van mijn blog (dank jullie wel voor het lezen!) van een overzicht van gepubliceerde blogs. Ik weet niet hoe het jullie is vergaan, maar wat een jaar was 2016! Ik mocht veel organisaties, waaronder veel ZBO’s en uitvoeringsorganisaties van de overheid, bedienen met advies, ondersteuning en cursussen rond SharePoint en recordsmanagement. Maar ook is 2016 het jaar waarin mijn moeder overleed. En voor wie mijn twitter tijdlijn volgt, 2016 is ook het jaar dat ik mij meer zorgen maak over maatschappelijke en politieke ontwikkelingen dan voorheen. In de drang naar het eigen gelijk heiligt het doel de middelen blijkbaar: feiten en de waarheid zijn immers zó 2015. Nu is recordsmanagement bij uitstek een discipline die tot doel heeft de waarheid zo zorgvuldig mogelijk vast te leggen en vervolgens vast te houden. Ik hecht daaraan, vind het belangrijk. Ook in 2017 wil ik me daarvoor professioneel en anderszins met enthousiasme inzetten. Ik wens iedereen een gezond en succesvol 2017!

Ik startte het jaar met een boekbespreking en interview. Het is zeldzaam helaas dat er over recordsmanagement in SharePoint een boek wordt uitgebracht, maar de Nederlandse consultant Alfred de Weerd heeft het gedaan. Te bestellen via Amazon.de.

In februari 2016 kwam ik nog eens terug op de toepassing van  – en certificering conform – NEN 2082 Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur (juni 2008). Getriggerd door een zinsnede in het model gemeentelijke Archiefverordening. Ik moet zeggen dat ik onder mijn relaties gelukkig steeds meer begrip en realisme ten aanzien van de mogelijkheden van de norm bespeur.

In maart schreef ik over de rol van de recordsmanager in SharePoint projecten:  SharePoint en recordsmanagement: we moeten – leren – praten. Daaruit:

“Recordsmanagers en DIVers: Vaak maken ze zich zelf te klein of onbeduidend en net zo vaak lijken ze zich buitenspel te spelen door een andere, onbegrijpelijke taal te spreken. Hoe kan je verwachten dat iemand anders weet wat een ‘e-depot’ is, of een ‘zakenmagazijn’, als discussies over de aard van en verschillen tussen ‘RMA’ en ‘e-depot’ ook binnen het vakgebied nog dagelijks voortwoeden?”

In april plaatste ik een blog over e-mailarchivering met Exchange en SharePoint. De archivering van e-mail berichten zou één van de belangrijkste pijlers van een digitale archiefoplossing moeten zijn. Immers, hoeveel transacties en afspraken worden daar niet in gemaakt? De blog beschrijft mogelijkheden en beperkingen van de nieuwe functionaliteiten die Microsoft beetje bij beetje toevoegt. Maar vooralsnog lijken aanvullende producten wenselijk. Check ook de comments voor reacties van leveranciers en resellers.

De maand mei sloeg ik over wegens privé-omstandigheden. In juni een verse blog over structuur aanbrengen in de SharePoint omgeving: SharePoint, van chaos naar controle. Waarom zoveel vrijheid en zo weinig ordening in die SharePoint sites, terwijl we allemaal weten waartoe het leidt? Ook hier kan de recordsmanager weer nuttige diensten bewijzen, met zijn of haar kennis van ordening, processen, bewaren en vernietigen.

In juli 2016 won Microsoft een belangrijke rechtszaak in de VS die medebepalend kan zijn voor het vertrouwen in cloud opslag. Ik publiceerde daar al eerder over, omdat het ook erg raakt aan het vertrouwen dat we hier willen kunnen hebben in de toepassing van Office 365 door overheidsorganisaties. Hoewel het einde van de rechtsgang nog niet in zicht lijkt, werd in deze beroepszaak bepaald dat Microsoft niet gehouden is om content van klanten die in het buitenland is opgeslagen (in dit geval e-mailberichten op Microsoft servers in Dublin) aan justitie over te dragen.

De Microsoft Ignite conferentie  in Atlanta had gelukkig ook voor de thuisblijvers veel te bieden met complete presentaties met sheets, demo’s en audio. De vernieuwingen in Office 365 gaan snel en ik heb voor de lezers de compliance krenten uit de pap gevist. Neem vooral een keer de tijd voor zo’n presentatie en check Channel 9 voor veel meer.

Begin december  blogde ik nog eens over het vraagstuk van fasering van SharePoint implementaties en dan vooral wat betreft de plek van archivering. Veel organisaties worstelen met omvangrijke, volledig ongestructureerde farms. Bij migraties breekt ze vaak het gebrek aan archiveringsfunctionaliteit pas op:

“We kunnen het ons niet meer permitteren om dit later nog eens te gaan regelen. Documenten en berichten kunnen immers niet meer achteraf stuk voor stuk door mensenhanden gaan voor beoordeling en waardering. Alle archiveringsoplossingen die op die premisse zijn gebaseerd zijn gedoemd te falen. Archivering moet aan de voorkant geregeld en heeft alleen geautomatiseerd de toekomst.”

Archivering is niet iets voor later. Een gelukkig 2017!

Save

You Might Also Like

Geen reacties

Plaats een reactie