Office 365

Samenwerken in documenten via Office 365

8 maart 2017

SharePoint, Groups, OneDrive, Teams, Yammer …. Allemaal onderdeel van Office 365. Allemaal geschikt om samen te werken aan documenten, maar wanneer gebruik je wat? Het is een veel voorkomende vraag bij klanten waar ik over de vloer kom. Helaas is het antwoord niet eenduidig; de inzet van deze Office 365 apps verschilt per klant situatie.  En door de snelle ontwikkeling van nieuwe functionaliteiten en Apps maakt Microsoft het er niet echt makkelijker op voor ons.

Groups

‘Traditioneel’ hadden we SharePoint en OneDrive als het ging om samenwerken aan documenten. Redelijk overzichtelijk, en het was duidelijk wanneer je wat inzette. Enige tijd geleden kwam daar Groups bij. Een laagdrempelige manier om snel te kunnen starten met samenwerken. Ook werd ‘Planner’ geïntroduceerd, waardoor je de mogelijkheid hebt om middels taken samen te werken.
Maar werd het al wat lastiger, zeker omdat Groups (nog) geen back-up/restore mogelijkheden heeft. Om het nog wat complexer te maken kwam Microsoft enige tijd later op de proppen met een SharePoint site voor iedere Group. En om die lijn maar even door te trekken krijgt iedere SharePoint site (collection) een Group.

Dit maakt het wel extra complex; hier moet je als bedrijf goed over nadenken. Je wilt natuurlijk voorkomen dat je documenten overal en nergens komen te staan.  Met de techniek valt een hoop te regelen; classificatie, het beperken of uitzetten van Groups etc. Maar voordat je in het diepe duikt moet je goed nadenken over een beleid dat past binnen de wensen van de organisatie. Hoe ga je bijvoorbeeld om met het delen van documenten met externe gebruikers? Erg interessant natuurlijk, en het stimuleert samenwerking, maar ook dit wil je netjes embedden in de organisatie.

Teams

‘Introducing Microsoft Teams – the chat based workspace in Office 365’ werd er op 2 november 2016 aangekondigd door Microsoft. Teams heeft als basis Groups, maar werkt wel even anders.
De Office 365 tegenhanger van ‘Slack’ – erg mooi maar hoe positioneer je dit binnen je organisatie waar je ook al SharePoint, OneDrive, Groups en Yammer gebruikt om samen te werken aan documenten?

Keuzes keuzes keuzes, maar vooral goede overwegingen maken

Wat een mogelijkheden allemaal zeg…!’. De uitdaging zit hem in verschillende zaken:

  • Wat kan het allemaal qua functionaliteiten?
  • Wat gaat er allemaal komen? De Office 365 roadmap staat immers niet stil!
  • Wat kan het allemaal niet? Back-up en restore in Groups bijvoorbeeld.
  • Hoe zorg ik dat mijn gebruikers het allemaal nog snappen?

Je wilt voorkomen dat ze een overload aan mogelijkheden krijgen, zonder dat ze überhaupt beseffen wat mogelijkheden (en onmogelijkheden) zijn. Hier praten we dus over beleid, governance en user adoptie. Zeker de user adoptie moeten we niet vergeten; wat voor een IT-er allemaal eenvoudig lijkt, kan voor de eindgebruiker enorm complex zijn.

Onderschat een user adoptie traject dus zeker niet; user adoptie is het succes van je Office 365 implementatie! Deze keuze voor ‘Wanneer gebruik ik wat’ is echt geen eenvoudige keuze, zorg dat je hem kraakhelder hebt  vóórdat je start met Office 365. En indien nodig; stel je visie bij wanneer je al Office 365 in gebruik hebt – zorg dat je je gebruikers optimaal ondersteunt, en dat je niet voor verassingen komt te staan wanneer gebruikers deze nieuwe diensten “gewoon gaan gebruiken”.

Mijn overzicht

In onderstaande afbeelding heb ik geprobeerd “standaard” keuzes voor het samenwerken aan documenten neer te zetten. Zoals ik al zei moet per organisatie goed bekeken worden wat er wel en niet past, dat geldt natuurlijk ook voor dit overzicht.

“Waarom staat Yammer er niet bij? “ hoor ik je al denken. Deze zou je er inderdaad bij kunnen zetten (zeker nu iedere Yammer groep ook een ‘Group’ wordt), maar ik heb er voor gekozen om deze in dit overzicht bewust weg te laten, om het niet extra complex te maken.  Traditioneel zien veel mensen Yammer als ‘Enterprise Social’ omgeving, dus nogmaals; deze zou er prima bij passen.

Save

Save

Save

Save

You Might Also Like

1 reactie

Plaats een reactie