SharePoint

Zoeken & vinden met een snufje magie

6 maart 2017

Vijf jaar geleden zijn wij bij Robeco, een wereldwijde vermogensbeheerder, gestart met het gebruik van SharePoint Online. In die vijf jaar is er een hoop veranderd, maar hoe collega’s willen zoeken op SharePoint, is er weinig gewijzigd. Bij Robeco doen wij, als beheerders van het intranet, daarom iets op de achtergrond wat voor niet-ingewijden bijna op magie lijkt.

In 2012 zijn wij bij Robeco gestart met de cloudversie van SharePoint. Onze omgeving bestaat uit een aantal onderdelen; een corporate intranet met nieuws & informatie over Robeco, sites om te kunnen samenwerken en specifieke kennisbanken.

Standaard voorziet SharePoint Online in een zogeheten Search Center waarmee collega’s kunnen zoeken en daar wringt het.

Onze collega’s zijn namelijk, gewend om te zoeken op de “Google manier”. Hoewel de zoekfunctie binnen SharePoint tamelijk krachtig is, zal deze nooit zo sterk zijn als de zoekmogelijkheden van Google voor wie vinden & gevonden worden de core business is en waar onvoorstelbaar veel rekenkracht achter schuilt.

Als je je beperkt tot oplossingen binnen SharePoint, en dus niet gebruik maakt van je eigen-soort-van-Google oplossing -zoals bijvoorbeeld een Google Search Appliance-, zijn de mogelijkheden tot aanpassing tamelijk gelimiteerd.

Wij hebben bijvoorbeeld korte video’s gemaakt met zoektips voor de zoekfunctie binnen SharePoint maar het effect daarvan was vrij gering. Zodra deze zoektips niet meer op de landingspagina van ons intranet stonden, werden ze -niet geheel verrassend- niet meer goed gevonden.

Tijd dus voor een ander, listiger plan.

Op de achtergrond van onze SharePoint omgeving draait Google Analytics mee, waardoor wij een basaal inzicht hebben in de statistieken van onze omgeving. Google Analytics houdt ook bij welke zoektermen in de zoekfunctie van SharePoint worden gebruikt. Deze zoektermen gebruiken wij sinds een paar jaar voor de zogeheten Search Query Rules binnen SharePoint.

Zoeken binnen SharePoint Online vindt plaats via het Search Center. In dit Search Center kan je het zoeken finetunen, maar kan je ook Search Query Rules opgeven. Deze Search Query Rules zijn goed te vergelijken met Google AdWords. Zoek je bv. in Google op “weekendje weg”, dan bestaan de eerste zoekresultaten uit betaalde advertenties die jou direct bieden wat je zoekt.

Google AdWords in actie

Matcht een zoekterm met een Search Query Rule, dan wordt deze bovenaan de resultaten, inclusief vinkje, getoond. Dit onderdeel heet “Promoted Results” en dit is bijzonder praktisch voor iedereen die bepaalde generieke informatie beter vindbaar wil maken.

De blauwe vink wordt vaak waargenomen in gebieden waar Search Query Rules actief zijn

Binnen Robeco wordt vaak gezocht naar   de code van het wifi netwerk voor gasten. Een greep uit de brede set van zoektermen die worden gebruikt,  staan hieronder:

 

Binnen de Search Query Rules kan je parameters zo definiëren dat deze door een brede set aan zoektermen getriggerd worden en de inloggegevens van het wifi netwerk voor gasten direct bovenaan komt te staan.

In deze video laat ik kort zien hoe dit werkt:

Hoewel de mogelijkheden van de Search Query Rules niet onuitputtelijk zijn, helpen ze ons enorm om belangrijke informatie, waar vaak naar gezocht wordt, beter te vinden. Bijna vijfenzeventig van dergelijke Search Query Rules zijn inmiddels actief voor een breed scala aan onderwerpen.

Natuurlijk kan je niet voor alles een Search Query Rule instellen; veel informatie waarop gezocht wordt, is zo specifiek dat het alleen interessant is voor kleine doelgroepen.

Desondanks helpt het de zoekbeleving aanzienlijk te verbeteren. Inmiddels zijn intern de honderd meest gezochte zoektermen, “gedekt” door één van onze Search Query Rules en vinden collega’s sneller wat ze zoeken. Denk hierbij aan onze corporate presentaties, facts & figures, informatie over onze huisstijl, compliance richtlijnen, e.d..

Wil je meer weten over Search Query Rules binnen jouw SharePoint omgeving? Lees dan eens de serie artikelen over de Search Query Rules van Mikael Svenson.

Save

Save

Save

You Might Also Like

Geen reacties

Plaats een reactie