Office Office 365 SharePoint

E-mail en SharePoint: een ongemakkelijke relatie?

2 oktober 2017

Voor veel van mijn jongere collega’s is e-mail er hun hele werkende leven geweest. Vaak met Microsoft Outlook. En Microsoft SharePoint? Velen zullen het wellicht niet vanaf 2001 hebben gebruikt, maar sinds de release van 2007 – en zeker de daar op volgende van 2010, 2013 – hebben veel organisaties en bedrijven SharePoint aan hun kantoorautomatisering toegevoegd. Is het dan niet wonderlijk dat twee Microsoft producten zich zo ongemakkelijk tot elkaar verhouden? Zeker organisaties die serieus werk willen maken van hun compliance vereisten komen er achter dat e-mails als essentiële records maar moeizaam in dat dossier in SharePoint zijn te krijgen. Althans, zonder aanvullende oplossing als een ‘e-mail add on’ voor SharePoint, want Exchange biedt daarvoor toenemend maar nog steeds te beperkte mogelijkheden. Sinds MOSS 2007 komen er wel steeds weer nieuwe add on producten op de markt. Voor deze blog had ik een gesprek over het product Repstor met Rob Kubben, van Transform Data International uit Maastricht.

Rob, kan je kort uitleggen wat Transform Data doet en wat jullie relatie is met Repstor?

“Transform Data focust zich op twee vakgebieden, Artificial Intelligence oplossingen op basis van Neota Logic technologie enerzijds en een tak die zich richt op ECM oplossingen anderzijds. Bij de laatste is er een hele sterke focus op adoptie door de eindgebruikers. Niet voor niets is Business First, User First onze slogan. Om gebruikersadoptie van platformen zoals Office 365 en SharePoint te verhogen maken wij gebruik van de Repstor producten. Wij zijn de distributeur en channel partner voor Repstor in de Benelux, Scandinavië en de Duitstalige landen. Wij implementeren zelf oplossingen en richten ons ook met name op het trainen en ondersteunen van (Microsoft) partners die gebruik maken van Repstor producten in hun projecten.”

Wat voor soort Nederlandse organisaties en bedrijven gebruikt Repstor?

“De Repstor producten zijn niet specifiek voor één markt gemaakt maar kunnen zo geconfigureerd worden dat alle document-, zaak/dossier intensieve organisaties hier profijt van hebben.We hebben advocatenkantoren, juridische afdelingen en accountancykantoren die hun zaakdossiers in Repstor onderbrengen, maar ook HR afdelingen met medewerkersdossiers, constructiebedrijven met projectdossiers of overheidsinstellingen met vergunningsdossiers. Het leuke is dat wij zeer kleine en zeer grote organisaties in ons klantenbestand hebben die Repstor inzetten. Of dit nu is voor een gebruiksvriendelijke ontsluiting van Office 365, SharePoint via Outlook of om op een gebruikersvriendelijke manier e-mails op te slaan in bronnen zoals OneDrive, Box or Dropbox.”

De meeste e-mail-add ons voor SharePoint hebben vanaf de doorbraak van Colligo E-mail Manger (één van de eerste succesvolle add ons) vergelijkbare, basale functionaliteiten voor opslaan van mail en zoeken naar documenten en mails. Ze bieden in Outlook SharePoint locaties aan, in de linker navigatie. Op die manier hoeven gebruikers niet èn e-mailmapjes in hun Outlook te maken èn afzonderlijk documenten te archiveren in SharePoint. Met drag-n-drop kan je ontvangen e-mails dan rechtstreeks naar SharePoint verplaatsen of kopiëren, inclusief de met het bericht verbonden metadata. Ook kan je meteen bij verzending de e-mail aan een SharePoint locatie toevoegen. Verder kan je in het midden venster via SharePoint search documenten en mails vanuit SharePoint oproepen. Die integratie is sindsdien telkens verder verbeterd, met bijvoorbeeld producten als harmon.ie for Outlook  en OnePlaceMail.


Er zijn dus meer producten op de markt. Kan je me vertellen wat Repstor zoal kan en wat dan de meerwaarde van Repstor is?

“Klopt, er zijn meer producten die SharePoint locaties in Outlook kunnen tonen. Repstor is echter op heel veel gebieden anders dan bovenstaande tools. De 5 belangrijkste verschillen in mijn ogen zijn:

  • Repstor Affinity ondersteunt meerdere informatiebronnen en kan dus naast SharePoint ook content uit andere systemen zoals OpenText, HP TRIM (Records Management), FileShares, iManage Work, OneDrive (for Business,) HighQ, Dropbox, Box etc. tonen. Eindgebuikers hebben slechts één interface voor al deze systemen, waarmee je ook documenten kunt kopieren of verplaatsen tussen verschillende bronnen.
  • Repstor biedt met Custodian zéér goede en volledige provisioning functionaliteit voor SharePoint en Office 365. Het aanmaken van dossiers of zaken is heel eenvoudig en kan worden gedelegeerd naar de “business”. Via een gebruikersvriendelijke wizard wordt de gebruiker naar alle informatie (meta-data) gevraagd over het dossier/zaak/proces. Binnen enkele minuten wordt op de achtergrond een dossier aangemaakt met deze kenmerken op basis van een template die helemaal in lijn is met compliance standaarden van de organisatie (zoals bijvoorbeeld de archiefwet). Bij veel organisaties zien wij een soort aanvraagprocedure voor dossiers en kunnen deze alleen door een team van admins of key-users worden aangemaakt. Tevens moet alle informatie compleet en volgens de daarvoor bepaalde standaarden aangeleverd worden door de aanvrager. Dit hele process kost soms meerdere dagen. Dit komt dan veelal door de backlog, incomplete informatie of miscommunicatie. Tevens is handmatig, of via scripts aanmaken van dossiers of project sites erg fout gevoelig.
  • Repstor biedt volledige ondersteuning voor offline werken en kan documenten op een slimme manier cachen waardoor je in het vliegtuig, de trein of zelfs als de wifi het even niet doet, gewoon door kunt werken. Alles wordt automatisch verwerkt op het moment dat er weer verbinding is. Net zoals je mail werkt. Ideaal dus voor mobiele medewerkers die vaak onderweg zijn en ten alle tijden inzage moeten hebben in hun dossiers.
  • De CTO van Repstor heeft lange tijd voor Microsoft gewerkt in het Exchange team en weet daardoor precies wat de do’s en dont’s zijn m.b.t. stabiliteit en performance in Outlook. De plugin zelf vertraagt Outlook niet en maakt de toepassing niet onstabiel; een belangijkre reden waarom klanten switchen van concurrende applicaties naar Repstor.
  • Repstor Assist biedt ondersteuning bij het snel opslaan van documenten op de juiste locatie. Een slimme module leert van de inhoud die zich al in het systeem bevindt en geeft op basis daarvan suggesties waar binnenkomende e-mails en bijlagen opgeslagen moeten worden. Dit is vaak veel sneller dan slepen en kan ook gebruikt worden om het systeem volledig automatisch te laten archiveren. Hierdoor kunnen medewerkers ook veel sneller hun gegevens op de correcte locatie opslaan.”

Wat is het voordeel van Repstor in relatie tot migratie?

“Repstor biedt ondersteuning voor meerdere bronnen (multi repository aanpak) en kan, in tegenstelling tot andere applicaties, niet alleen SharePoint content aanbieden in Outlook maar kan ditzelfde voor andere veel andere systemen. Hierdoor hoef je dus niet persé een bulk migratie te doen maar kun je ook twee of meer systemen koppelen en vervolgens documenten tussen verschillende systemen kopieren of verplaatsen zonder Outlook te verlaten. Een aanpak die we veel zien bij migraties van filesystem, Box of Dropbox naar bijvoorbeeld SharePoint of Office365. Of wanneer gebruikers OneDrive for Business willen gebruiken als een persoonlijk dossier waarin ze ook e-mails willen opslaan.”

Gebruikt Repstor software dezelfde techniek als die andere producten? Als het afwijkt, hoe dan en wat is daar voor jullie en voor de klant het voordeel van?

“Repstor maakt gebruik van het Outlook synchronisatie mechanisme, een mechanisme dat zich over de jaren bewezen heeft. Hierdoor kunnen we functionaliteit bieden zoals offline werken, zoeken via de standaard Outlook zoekfunctie, opslag suggesties. En zeer belangrijk: een stabiele ervaring en goede performance. De wijze van programmering die Repstor toepast (C++) is volledig anders dan andere leveranciers. Het systeem kent API’s om heel gemakkelijk andere applicaties te integreren of aan te roepen. Denk bijvoorbeeld aan CRM- of document template toepassingen.”

Veel organisaties zijn vanuit hun compliance verplichtingen genoodzaakt (veel) metadata mee te geven aan te archiveren documenten. Add ons extraheren de velden uit de header van de mail (zoals afzender, onderwerp) en kunnen de gebruiker vragen nadere, al dan niet verplichte metadata toe te voegen. Wat zijn jou ervaringen daarmee?

“Onze ervaring is dat het vragen van extra kenmerken (metadata) de gebruikersadoptie in de weg staat. Zeker als  het om veel velden gaat is het gewoon onwerkbaar en zeer foutgevoelig. Ons doel is om de adoptie te maximaliseren. We zien zelfs nog organisaties die digitale beschikbare informatie overtikken in een andere systeem. Dat kan en hoeft echt niet meer. Ons doel is om het bewaren van documenten efficiënt en leuk te maken!”

 Biedt Repstor hier vergelijkbare functionaliteit?

“Repstor biedt een goede ondersteuning voor alle metadata vormen en kan metadata overerven op basis van de gekozen opslaglocatie (denk hierbij bijvoorbeeld aan een dossiernummer of klantnaam) Verder kan Repstor informatie uit documenten of e-mails halen en deze gebruiken in metadata velden (bijv. afzender, ontvanger, datum, etc.) of vaste metadata zetten (bijv. inhoudstypen categorieën of gebruikte applicatie). Voor alles wat we dan nog niet automatisch kunnen zetten en voor verplichte gebruikersvelden hebben we de mogelijkheid om de gebruiker deze te laten invullen tijdens het registreren.”

Wat is de ontwikkelagenda voor Repstor en hoe verhoudt Transform Data zich tot deze ontwikkeling?

“Transform Data werkt heel nauw samen met Repstor. Ervaring die wij, maar ook onze klanten en partners opdoen in projecten is cruciaal voor het bepalen van de product roadmap. Repstor gelooft in co-creatie en wil zoveel mogelijk feedback. Twee van onze consultants overleggen ieder kwartaal met de productontwikkelaars en hebben daardoor invloed op de roadmap. Gemiddeld is er één keer per jaar een major release en 2 tot 3 keer per jaar een minor.”

Hoe gaan jullie om met vragen uit de Nederlandse markt?

“Wij richten ons als Transform Data voornamelijk op de professionele dienstverlening (advocatuur, juridische afdelingen, notariaat en accountancy) aangezien we veel ervaring hebben in dit segment en dus een goede gesprekspartner zijn. Andere segmenten zoals (lokale) overheden, zorg, financiële sector en industrie bedienen we samen met partners. In Nederland werken wij onder andere met Motion10, Macaw en Circle Software.”

Zijn er nog andere dingen over het product Repstor die we echt moeten weten?

“Ik wil nog eens benadrukken dat Repstor vandaag de dag gebruikt wordt door organisaties van 10 medewerkers tot multinationals van 20.000+ gebruikers. Al deze klanten hebben gekozen voor maximale gebruikersadoptie. Het mooiste praktijkvoorbeeld vind ik zelf een juridische afdeling van 10 medewerkers binnen een organisatie van 3000+ medewerkers die binnen één jaar tijd aan 70% van de totale documentengroei hebben bijgedragen via hun DMS (SharePoint). Dit volledig volgens hun archief- en recordsmanagement richtlijnen. Inmiddels is de juridische afdeling een voorbeeld voor die organisatie en maken daar ook andere afdelingen (HR, Finance, IT) inmiddels gebruik van onze oplossing.”

Rob, zeer bedankt voor dit gesprek en je heldere uitleg over e-mailarchivering met Repstor!

You Might Also Like

1 reactie

  • avatar
    Reply Jessica McKenzie 30 november 2017 at 07:11

    Thank you for the mention Eric – much appreciated.

  • Plaats een reactie