Maak een .css file aan met de volgende coderegel:

#suiteBrandingLink{display: none;}

Verwijs in de Masterpage naar het juiste .css bestand en voila:

 Save site as template

Probleem 1

Het ontbreken van de functie ‘Site opslaan als sjabloon’ bij de ‘Site instellingen’ (Het deactiveren van ‘SharePoint Server Publishing feature’ had geen resultaat.) 

Probleem 2
Het gebruik maken van de work-around: “_layouts/15/savetmpl.aspx” achter de URL gaf de foutmelding:

Helaas, er is iets misgegaan.

De actie 'Opslaan als sjabloon' wordt niet ondersteund op deze site.

De oplossing

Open SharePoint designer op de site waar het sjabloon gemaakt moet worden. Kies op de hoofdpagina aan de rechterkant voor ‘Siteoptions’ en wijzig bij ‘Parameters’ de ‘SaveSiteAsTemplateEnabled’ naar “True”.

Resultaat:

Niet kunnen toevoegen van sub sites

Na de upgrade naar SharePoint 2013 waarbij ik eerst geen site kan opslaan als sjabloon (zie bovenstaande) krijg ik bij het aanmaken van een site een lege sjabloon selectie. Het toevoegen van ‘aangepaste’ sjablonen en te activeren bij de ‘site-instellingen’ heeft geen nut. 

Het probleem is geëscaleerd naar Microsoft, meer info volgt!

De eerste feature ondersteunt het lezen van berichten indien je offline bent. Erg gaaf! De tweede feature is nog cooler! Je kunt nu berichten delen:

Het delen is alleen mogelijk indien je apps hebt geïnstalleerd zoals Twitter. Indien je tips of aanmerkingen hebt voor de app schroom dan niet om een bericht achter te laten.

Veel plezier!

Migreren met een oudere SharePoint versie als bron

Als het bron systeem een oudere versie van SharePoint is (2010, 2007) dan maakt dit het organisatorisch iets gemakkelijker. Vaak wordt dan ook het woord “migreren” vervangen door “upgraden”.

De eerste vraag die langskomt als een nieuwe versie van SharePoint beschikbaar komt is: waarom zouden wij upgraden? Met andere woorden: wat levert het de organisatie op als we gaan upgraden? Wat is de vraag vanuit de organisatie? Welk soort migratie/upgrade je ook uitvoert, je krijgt te maken met de gehele organisatie. Het is daarom belangrijk om vanaf het begin alle betrokkenen goed te informeren en bij het project te betrekken. Om de juiste betrokkenheid te krijgen zal je het stuur aan 'de business' moeten geven, plaats hem en haar in de 'driver seat'.

Het grote voordeel van migreren vanuit een andere SharePoint versie is dat gebruikers al redelijk op de hoogte zijn van SharePoint terminologie en (on)hebbelijkheden. Ook autorisatie en authenticatie blijft vrijwel hetzelfde. Toch loop je ook tegen zaken aan die anders zullen zijn. Denk hierbij aan de introductie van de Term Store en dergelijke nieuwe functionaliteiten. Vaak zie je ook dat een migratie/upgrade het moment is waarop gebruikers gaan nadenken over taxonomie en informatie architectuur. Met andere woorden: men pakt het momentum om schoon schip te maken.

Overigens, bij het upgraden van SharePoint is de enige door Microsoft zelf ondersteunde methode het upgraden naar een volgende versie. Als je versies wilt overslaan heb je andere tooling nodig. Ook als je bijvoorbeeld van 2010 naar 2013 wilt blijven er nog genoeg technische uitdagingen over: denk hierbij bijvoorbeeld aan maatwerk. Samenvattend: voor een SharePoint upgrade, onderschat de impact niet. Benader het als een project en zorg voor een goede project manager.

Migreren vanuit een ander systeem

Door de jaren heen heb ik te maken gehad met diverse migraties, hetzij van shared drives en Outlook public folders tot en met Open Text Livelink ^tm document management systemen met vele miljoenen documenten en andere informatie. Ze hebben een aantal overeenkomende zaken:

• Het vinden van content owners kan lastig zijn
• Er is niet altijd urgentie vanuit de organisatie (wat we nu hebben werkt toch prima?)
• Vanwege de verschillen in systemen krijg je gegarandeerd discussies over bijvoorbeeld taxonomieën en permissies.
• Maatwerk migreren kost tijd
• De gebruiker moet significant tijd investeren

Voor het migreren vanuit een 'ander' systeem is in de meeste gevallen tooling nodig. Echter, ik ben in een aantal gevallen ook betrokken geweest bij zogenaamde self service migraties. Deze komen neer op het aankondigen van het afsluiten van het oude systeem binnen een bepaalde tijd en eventueel het aanbieden van self service tooling. Hoe de migratie ook gedaan wordt, uiteindelijk blijkt tooling slechts 20-30% van het project te zijn.

Het 1-op-1 migreren vanuit een ander systeem is meestal een minder goed idee. Als je bijvoorbeeld gaat migreren vanaf een shared drive naar SharePoint en je neemt de shared drive 1-op-1 over kom je minimaal een aantal technische limieten tegen. Daarnaast win je niets, en heeft een migratie dus eigenlijk niet zo veel zin.

Migratie 'readiness'

Het beginnen met een migratie blijkt vaak lastig: men ziet vaak op tegen de berg aan de horizon. Uiteindelijk is het een kwestie van inventariseren wat er is, analyseren wat de probleem gebieden zijn en uiteindelijk: beginnen! Zeker zullen de leeuwen en beren op de weg langskomen, maar zonder te starten kun je ze niet overwinnen. Denk goed na over hoe je nu werkt met metadata, hoe de taxonomie eruit ziet, welke structuur en hiërarchie er is en welke mensen nodig zijn om dit tot een succes te maken. Welk maatwerk is er in huis, en is hiervan de bron code aanwezig, of ben je aangewezen op een externe partij? Na alle afwegingen kun je de beslissing nemen of de organisatie klaar is om te migreren. Hierbij is het aan te bevelen een interne project manager aan te stellen die de organisatie en haar mensen goed kent. Als je een migratie uitbesteed aan een externe partij let er dan goed op dat je goede afspraken maakt over wie welk onderdeel oppakt. Doet de externe partij bijvoorbeeld ook alle interne communicatie of houd je dat liever in eigen beheer? Maak ook duidelijke afspraken met betrekking tot de planning. Let bij het kiezen van de leverancier of hij kennis heeft van zowel het bron als het doel systeem. Dit is essentieel, ook om met de gebruikers te kunnen communiceren over de verschillen.

Van wie is de content

In veel migratie projecten is het lastig te bepalen van wie content nu eigenlijk is. Dat klinkt vreemd, maar als je miljoenen documenten en andere informatie in ogenschouw neemt wat soms door de jaren heen is opgebouwd, is het minder vreemd. In het algemeen is het aan te bevelen om duidelijk af te spreken van wie de content is. Zeker in geografisch gespreide organisaties kan het tijd kosten om uit te vinden van wie content is. Je zult de content owner toch nodig hebben om te bepalen wat er met zijn of haar content moet gebeuren. Het 'zomaar' overzetten is meestal geen optie, zeker niet als je migreert vanuit een ander systeem. De meest gestelde vraag is: kunnen we permissies ook migreren? Het antwoord is 'ja, maar'. Meestal wijken permissie modellen zodanig af dat je direct een chaos creëert in SharePoint. Om te voorkomen dat je ongewenst documenten publiceert die niet mogen worden gepubliceerd heb je dus echt de content owner nodig. In het geval dat de content owner inmiddels de organisatie heeft verlaten laat je het management een nieuwe content owner 'aanwijzen'.

Organisatorische impact

De impact op de organisatie zit voornamelijk in de tijdsbesteding van de diverse afdelingen en bedrijfsonderdelen. In overleg zullen zij moeten nadenken over bijvoorbeeld nieuwe permissie modellen, mapping van content, nieuwe metadata, navigatie etc. Daarnaast krijgt de organisatie natuurlijk een nieuwe systeem, dan wel een nieuwe versie van SharePoint. Al met al heeft een migratie een behoorlijke impact op de organisatie.

Tooling

Is tooling dan onbelangrijk geworden? Zeker niet, maar het is niet het enige wat er toe doet. Afhankelijk van het soort migratie (of upgrade) is tooling al dan niet noodzakelijk. In een volgende blog wil ik zeker nog eens op tooling en gebruik ervan in migratie projecten, in gaan.

Tot slot

Heb je vragen, opmerkingen, commentaar, kritiek of wil je gewoon eens van gedachten wisselen maak dan gebruik van onderstaande reactie mogelijkheid of gebruik twitter.com/thelivingstoneg

No more weather webparts

Daniel McPherson (Rapid Circle/Zevenseas) vroeg de groep “wie van jullie heeft er ooit een stock-ticker of weather webpart ontwikkeld?” De meesten deden hun hand omhoog. Met een glimlach op zijn gezicht inventariseerde hij de handen. Met 700.000 SharePoint ontwikkelaars wereldwijd, een gemiddelde van 35 euro per uur, ongeveer 67 uur om de stock-ticker of weatherpart te maken, komt de totale som op EUR 1.6420.000.000 aan geld uitgegeven aan deze generieke webparts. Deze som is natuurlijk alleen om het punt duidelijk te maken: “Klanten worden wakker en betalen hier niet meer voor, en eigenlijk, ik wil het niet eens meer bouwen”. Dit is de ‘appification’ van SharePoint.

We ervaren momenteel 4 inflection points tegelijkertijd en zetten SharePoint ontwikkeling op zijn kop

Daniel presenteerde 4 inflection points die afzonderlijk al veel zijn besproken, maar gezamenlijk een enorme impact hebben op SharePoint. We zullen veel minder maatwerk uitvoeren. Dit betekent dat skills op gebied van Windows Azure, Mobile app development, frontend technologies en cloud consulting belangrijker worden. De functionele mensen stoppen met bedenken van maatwerk en starten met denken vanuit standaard functionaliteit, apps en mobile.

De gebruiker zet de IT afdeling in de hoek

Inflection point 1: Consumerization. We ervaren de opkomst van ‘bring your own device’. We hebben de positieve impact gezien van iPad-applicaties binnen de enterprise. De vraag is, wanneer wordt “bring your own software” groter. We weten dat mensen al gebruik maken van services zoals Basecamp, Box.net, Dropbox en Yammer zonder dat de IT hierbij een rol heeft. Wat betekent dit voor de applicaties binnen de onderneming? Blijkbaar hoeven ze helemaal niet zo gecustomized en specifiek te zijn, maar vinden mensen de tools die beschikbaar zijn op het internet veel gemakkelijker dan de tools binnen de onderneming. Wat betekent dit voor SharePoint?

Nieuwe manier van denken vanuit gebruikers: ‘will there be an app for that?’

Inflection point 2: Appification. Daniel: “Het is bizar dat ik mobile apps zolang heb genegeerd. Terwijl ik het niet in de gaten had, waren er al ruim 1 miljoen apps gepubliceerd. Gezien het grote succes van deze standarized apps, beschikbaar en gebruiksklaar met een enkele klik, en beschikbaar op jouw mobile device, gebruikers en ondernemingen beginnen te beseffen dat wat hun klanten nodig hebben niet speciaal is en beschikbaar zouden moeten zijn voor alle mobiele platformen en generiek ‘off the shelf’.

Gebruikers willen continue innovatie

Inflection point 3: De Cloud. Daniel: ”Ik zie jullie denken, op deze zonnige dag kom ik toch niet binnen zitten om Daniel te horen zeggen dat we iets met de cloud zouden moeten. Maar de impact van internet tools binnen de enterprise die continu kunnen innoveren is zo groot, dat on-premise software serieus bedreigd wordt. Sneller dan we aanvankelijk hadden verwacht.

Terwijl nieuwe functionaliteiten binnen SharePoint er tot nu toe 6 jaar over deed om in gebruik te worden (vanaf het moment dat de product group het bedenkt tot het moment dat een grote groep het heeft gemigreerd) gaat Microsoft nu richting een 90-daagse release cycle in Office 365. Voorheen had je een jaar of 3 om plezier te beleven van je maatwerk. Nu weet je niet of dat maatwerk in de volgende upgrade zal zitten. Als je het al blijft werken bij de volgende upgrade.

Daniel: “It’s simple guys, there is only one way, it’s Office 365 and the app-model. Mostly hosted in Azure. Get rid of all your custom code.”

Een groot deel van het budget gaat naar mobiele technologieën

Inflection point 4: Devicification. De tsunami van mobile devices en tablets heeft ons radicaal laten veranderen in het designen van applicaties, bijvoorbeeld op gebied van interactie en de veelvoud aan platformen waarvoor je apps moet ontwikkelen. “Wij zijn ervan overtuigd dat een groot deel van het budget naar dit werk zal gaan. Als je niet in dit gat stapt, doen anderen dat wel. Dat geldt zowel voor leveranciers als voor specialisten.”

Daniel: “Als we het eens zijn dat alleen al de trend appification gaat leiden tot minder custom werk binnen SharePoint, dan krijg je veel meer concurrentie onder SharePoint specialisten. Aan de andere kant, als je als SharePoint ontwikkelaar hierop wilt inspelen, dan zul je je skills ontwikkelen van de SharePoint niche, naar meer mainstream core .Net skillset. De clou is mijns inziens dat je deze transitie goed kunt doen door overtuigd te zijn van deze disruptie en tegelijkertijd de vraag naar apps vanuit SharePoint gebruikt om tijdelijk je voorsprong op niet-SharePoint .Netters te benutten om je .Net Azure skillset te ontwikkelen. Azure is a great platform, and SharePoint might just be the ‘killer-app’ for Azure success.” Kijk hier voor wat wij denken dat de profielen van de toekomst zijn, van ‘Azure Hero’ tot ‘Front End Magician’.

Zie hier voor een groot deel van zijn presentatie.

“App-model technologie niet efficiënt en te weinig business in SharePoint Store”

Wouter van Vugt zet zijn geld niet in op het App-model. Het heeft een aantal technische nadelen, die resulteren in inefficiënte development. Terwijl Wouter dezelfde trends aanstipte als Daniel, kijkt hij uit naar de volgende generatie technologie voor het bouwen van het App-Model. Hij is onzeker over de toekomst van de SharePoint Store. Op het moment is er een mager aanbod en zijn apps beperkt in hun functionaliteit.

Wouter: “Hoe kan ik geld verdienen met app development als de apps verkocht worden tegen lage tarieven en de vraag laag is?”

Deze uitspraak startte een leuke discussie aan tafel. Sommigen ondersteunden de twijfel, terwijl anderen denken dat het tijd nodig heeft om succesvol te worden. Aan de andere kant, wanneer je functionaliteit ontwikkelt volgens het App-model, dan kun je het hergebruiken bij je eigen klanten. Dit is echter minder interessant voor de freelancers aan tafel. Zegt dat iets over de toekomst van freelance? Opmerking van de auteur: De mogelijkheid om in-app af te rekenen, waardoor je meer controle krijgt en ook op basis van aantal users kunt prijzen. Wij zetten ons geld hierop in.

SharePoint wordt een klein onderdeel van een groter landschap zijn

Donald Hessing (Cap Gemini) ging verder waar Daniel gebleven was. Hij presenteerde zijn visie op het software landscape van de toekomst en het feit dat SharePoint daar slechts een klein onderdeel van wordt, doch belangrijker dan nu het geval is, aangezien deze landscape enorm is en wordt, rondom communicatie, samenwerking en kennis. Het meeste werk zal verplaatsen naar mobiel en Azure en back-end applicaties gaan uiteindelijk allemaal naar de cloud. “Ja, ook die applicaties waarvan men nu denkt dat dat nooit naar de cloud kan. Ok, niet de huidige versies, maar softwareleveranciers die overleven hebben nu of binnenkort nieuwe versies voor de cloud.”

Donald: “Hey, wie had 10 jaar geleden gedacht dat de meeste bedrijven het prima vinden dat alle klantinformatie naar de cloud zouden gaan (Salesforce, red).”

Geen stress aan tafel. Skillset veranderen is piece of cake

Gelukkig werd de helft van de tijd besteed aan discussie. Veel discussie. Een conclusie die mij is bijgebleven is dat niemand zich zorgen maakte, ook al werden de snelle veranderingen wel gezien. Aan tafel zaten vooral voorlopers binnen de SharePoint community, die erop vertrouwen dat zij voorop zullen blijven lopen. “Als de klant wil dat ik een andere taal gebruik, dan gebruik ik die toch, dat heb je zo onder de knie”. Wie weet is dat proces niet voor iedereen zo ‘agile’.

Meer werk naar product teams en naar remote teams?

Laatste thoughts: Als we meer en meer generieke apps gaan ontwikkelen, meer vanuit het product gaan denken en meer standaard implementaties gaan doen, waar zal dit werk dan uitgevoerd gaan worden? Meer werk naar product teams, in plaats van project teams en meer werk naar remote teams? Teams die gespecialiseerd zijn en vanaf afstand beter en goedkoper kunnen werken? Betekent dat dat we design en usability hechter moeten integreren binnen onze teams?

Mocht je geïnteresseerd zijn in het bijwonen van de volgende Rapid Circle Roundtable over “De toekomst van Sharepoint en de toekomst van jouw skills” registreer dan hier.

Central Administration
Vanuit Central Administration bestaat de mogelijkheid een site collectie te verwijderen. Je kunt dit doen door Central Administration te openen, en te gaan naar: "Application Management -> Site Collections -> Delete a site collection".

Root site

Wanneer je de root site van een site collectie bezoekt, in dit geval https://portal.sharepointrelated.com/sites/test, is het mogelijk de gehele site collectie te verwijderen door te gaan naar: "Site Actions -> Site Settings". Klik vervolgens op "Delete this site".

PowerShell

Door middel van het Remove-SPSite cmdlet is het mogelijk een site collectie te verwijderen. Hiervoor wordt het Remove-SPSite cmdlet gebruikt.

Restoren

Wanneer een site collectie per ongeluk is verwijderd, is het niet altijd nodig een backup terug te zetten. SharePoint 2010 (Vanaf SP1) en SharePoint 2013 bieden de mogelijkheid om een site collectie te restoren door middel van de zogenaamde Site Collection Recycle Bin. Deze is alleen te benaderen via PowerShell. Deze bewaart verwijderde site collecties voor 30 dagen. Daarna wordt de site collectie definitief verwijderd. Dit betekent ook dat de database waarin de verwijderde site collectie zich bevindt, niet direct kleiner wordt na het verwijderen van een site collectie. Om een site collectie te restoren, kan er gebruik gemaakt worden van het "Get-SPDeletedSite" en "Restore-SPDeletedSite" cmdlet. Na het verwijderen van de site collectie, wordt het Get-SPDeletedSite cmdlet gebruikt om de verwijderde site collectie te tonen:

We zien hier de verwijderde site collectie. Om deze te restoren naar zijn oorspronkelijke locatie, gebruik je het Restore-SPDeletedSite cmdlet, in combinatie met de SiteId die je in bovenstaand voorbeeld kunt zien:

Hierna is de site collectie weer beschikbaar. *Let op* De mogelijkheid om een site collectie te restoren, is alleen aanwezig wanneer de site collectie is verwijderd vanuit Central Administration of de root site. Wanneer de site collectie is verwijderd door middel van PowerShell, is deze niet zichtbaar met het Get-SPDeletedSite cmdlet. Het is dus niet mogelijk om een site collectie uit de Site Collection Recycle Bin te halen wanneer de site collectie is verwijderd door middel van PowerShell. De site collectie zal dan door middel vanuit een eerder genomen backup moeten worden gerestored.

In dit blog artikel laat ik zien hoe een projectenoverzicht gegenereerd kan worden door wederom gebruik te maken van de standaard componenten die SharePoint te bieden heeft. Om te beginnen maak ik een nieuw web template aan en vul de ONET van dit nieuwe template met dezelfde features als de SharePoint Enterprise Search Center gebruikt. Deze is te vinden in:

15\TEMPLATE\SiteTemplates\SRCHCEN\XML

Onderstaande feature is in dit geval niet nodig. Klik hier om de uiteindelijke ONET te zien.

<Feature ID="6077B605-67B9-4937-AEB6-1D41E8F5AF3B" />

Deze feature -beter bekend als 'Zoekcentrum server-bestanden'- is niet nodig omdat we zelf pagina's neer willen gaan zetten. Het projectenoverzicht wordt een variant op de results.aspx van het Enterprise Search Center.

Hoe SharePoint deze pagina zelf provisioned kun je vinden in ..15\TEMPLATE\FEATURES\SearchCenterFiles\Files.xml

Om zelf een resultatenpagina te provisionen is een module nodig. In die module komt één bestand, namelijk default.aspx De inhoud daarvan is terug te vinden in de map SearchCenterFiles en ziet er zo uit:

<%@ Page Inherits="Microsoft.SharePoint.Publishing.TemplateRedirectionPage,Microsoft.SharePoint.Publishing,Version=15.0.0.0,Culture=neutral,PublicKeyToken=71e9bce111e9429c" %>

<%@ Reference VirtualPath="~TemplatePageUrl" %>

<%@ Reference VirtualPath="~masterurl/custom.master" %>

De elements.xml uit die module kun je hier bekijken. Omdat het projectenoverzicht niet als zoekcentrum hoeft te worden gebruikt, wordt de SearchBoxScriptWebPart en de SearchNavigationWebPart uit de module verwijderd. Nu zijn de RefinementScriptWebParten de ResultScriptWebPart nog over. Vervolgens moet één eigenschap gewijzigd worden van het results webpart.

<property name="DataProviderJSON" type="string">{"QueryTemplate":"contenttype:projectwelkomstpagina"}</property>

Dit zorgt ervoor dat er alleen maar items met als inhoudstype 'projectwelkomstpagina' in de zoekresultaten komen. Na het aanmaken van een site op basis van het nieuwe Projectenoverzicht sjabloon zou het projectenoverzicht er zo uit kunnen zien. Er moeten natuurlijk wel sites gecrawled zijn die een pagina met het inhoudstype "projectwelkomstpagina" hebben.

Dit is mijn tafel, gedekt voor 1 persoon. Ik heb, afhankelijk van de maaltijd, messen, vorken en lepels om een bord gerangschikt. Ik kan er ook nog een wijnglas bijzetten, een theekopje of een melkbeker. Ik kan er een servet neerleggen. In elk geval maak ik een mooie compositie die bij de maaltijd en het gezelschap past.

En de relatie met SharePoint is...?
Als gebruikers een plek willen hebben om documenten op te slaan, vragen ze me vaak om een site, een pagina of een documentenbibliotheek.  Ik vind het makkelijk om uit te legen wat een site is, maar ik had wat meer moeite met het verschil tussen een pagina en een documentenbibliotheek. Ik heb geprobeerd om een “huishoudelijk voorbeeld” te vinden om het verschil uit te leggen.

Documentenbibliotheek: informatie bewaren en bewerken.
De documentenbibliotheek is te vergelijken met een besteklade. Het is een plaats waar je alle informatie bewaart die als document is opgeslagen. Het is compact, je hebt een goed overzicht van al je content, en er zit wat functionaliteit in die je op alle documenten kunt toepassen, zoals versiebeheer, werkstromen, metadata enz. Het ziet er allemaal niet bijzonder mooi uit, maar het is wel zeer functioneel. Een documentenbibliotheek is dus een plaats om documenten te bewaren, te  bewerken en te beheren.

Pagina: informatie prettig weergeven.
Een pagina is dan te vergelijken met een gedekte tafel. Hier combineer je je documenten met andere zaken die het gemakkelijker en prettiger maken voor je doelgroep om je content te gebruiken. Je kunt een introductietekst toevoegen, een logo, gerelateerde informatie laten zien etc. Een pagina is dus een plaats om je documenten te laten zien.

Moet je altijd de tafel dekken?
Dat hangt er maar helemaal van af. (Het is tenslotte SharePoint J). Als ik alleen eet dek ik de tafel niet. Ik schep eten op mijn bord en haal het bestek uit de bestekbak.

Als je doelgroep je eigen kleine team of afdeling is kun je tijd besparen door alleen de documentenbibliotheek te gebruiken. Mocht je tijd en zin hebben om je team een wat prettiger ervaring te geven, kun je wat meer doen. Realiseer je dat een pagina optioneel is, maar dat je die documentenbibliotheek altijd nodig hebt.

Maar als je een grote en/of onbekende doelgroep hebt en je wilt dat mensen je content echt gaan gebruiken, dan is het wel verstandig om door middel van een pagina de gebruikers meer context te geven en de ervaring plezieriger te maken. Je kunt dan de best mogelijke weergave van je documenten bepalen, extra informatie geven, een foto of logo toevoegen, en contactinformatie voor nadere informatie plaatsen.

Als je benieuwd bent naar de exacte verschillen in functionaliteit tussen bibliotheek en pagina, dan kun je dat lezen in Veronique Palmer’s artikel.

Nuttig?
Vind je dit een bruikbare uitleg, of heb je een beter voorbeeld? In beide gevallen: laat het me weten!

Ik ga een presentatie houden over de overgang van File Shares naar Document Libraries bij Robeco. Dit is het volledige programma:

Uit de SharePoint 2013 literatuur die er de afgelopen maanden verschenen is, was ik al op de hoogte van de mogelijkheid van het hosten van Apps binnen je eigen SharePoint 2013 farm, het zogenaamde ‘SharePoint Hosted Apps’ model. Dus waarom niet de oorspronkelijke opdracht iets uitbreiden met een extra uitdaging en dus werd het: voeg de Corporate News App toe aan een interne App catalogus. In dit eerste blog wil ik mijn ervaringen en tips met het inrichten van een On Premise Apps omgeving met jullie delen.

Iets meer over Apps

Voordat we onze eigen Apps kunnen opslaan is het handig iets meer te weten over de theorie achter ‘Everything is an App’. Apps worden opgeslagen in een centrale catalogus, de App Catalog. Dit is niet een farm-brede opslaglocatie zoals je verwacht, maar iedere webapplicatie heeft een eigen catalogus in de vorm van een speciale siteverzameling. Iedere App krijgt daarbinnen een eigen App web toegekend.

De App webs zijn te benaderen via een eigen domeinnaam, het ‘App domein’. Dit is een speciaal DNS domein waarbinnen iedere App zijn eigen webadres krijgt. De Subscription Service en App Management Service zijn verantwoordelijk voor het interne beheer van alle opgeslagen Apps. Zij houden bij welke App bij welke site in gebruik is en of de juiste licenties aanwezig zijn. Dat laatste speelt een rol wanneer een externe App aangeschaft is.

De volgende figuur laat duidelijk zien dat het adres van een App uit verschillende bouwstenen bestaat en afwijkt van het domein van de webapplicatie.

Als App domeinnaam kun je gebruik maken van een sub-domein van je huidige domein, zoals in apps.teamsharepoint.nl of een eigen nieuw second-level domein, bijvoorbeeld: teamsharepoint-apps.nl. Hoe je de bijbehorende DNS records hiervoor moet configureren is uitvoerig beschreven door Mirjam van Olst in dit artikel.

Indien de web applicatie gebruik maakt van SSL moet ook het App domein voorzien worden van een SSL certificaat. Dit moet dan wel een wildcard certificaat zijn, omdat alle App webs uniek zijn. Let er in dit geval op dat een wildcard certificaat voor het domein *.teamsharepoint.nl niet geldig is voor het domein *.apps.teamsharepoint.nl. Bovendien verstrekken niet alle organisaties die publieke certificaten uitgeven een wildcard certificaat voor sub-domeinen. Controleer dit dus vooraf.

Farm configuratie

Zoals gezegd hebben we twee service applicaties nodig in onze farm om met Apps te kunnen werken. We maken deze beide met behulp van PowerShell. Voor de Subscription service applicatie is dit overigens de enige manier om deze te configureren. Ik gebruik hiervoor de volgende PowerShell opdrachten:

# Aanname: er is al een application pool voor de SharePoint Hosted Services

$appPool = Get-SPServiceApplicationPool "SharePoint Hosted Services"

$appName = “Subscription Service Application”

$dbName = “SubscriptionService”

# Maak een nieuwe Subscription Service applicatie

$sa = New-SPSubscriptionSettingsServiceApplication –Name $appName –DatabaseName $dbName –ApplicationPool $appPool

New-SPSubscriptionSettingsServiceApplicationProxy –ServiceApplication $sa

# Start de Subscription service

Get-SPServiceInstance | Where-Object { $_.typename -eq "Microsoft SharePoint Foundation Subscription Settings Service" } | Start-SPServiceInstance

# Maak een nieuwe AppManagement Service applicatie

$appName = “AppManagement Service Application”

$dbName = “AppManagementService”

$sa = New-SPAppManagementServiceApplication –Name $appName –DatabaseName $dbName –ApplicationPool $appPool

New-SPAppManagementServiceApplicationProxy –ServiceApplication $sa -Name "$appName Proxy"

# Start de AppManagement service

Get-SPServiceInstance | Where-Object { $_.typename -eq "App Management Service" } | Start-SPServiceInstance

Het resultaat ziet er als volgt uit:

Routeren van het App domein

De enige vraag die nog openstaat is: Hoe vinden de gebruikers de weg naar de App webs als hun domein afwijkt van dat van onze web applicatie? Als we host headers gebruiken bij onze web applicaties, en dat is meestal het geval, dan kan IIS de weg naar het App domein namelijk niet vinden, ook niet via de default website. De oplossing is een extra routing web applicatie in te zetten, die luistert op poort 80 of 443, en fungeert als een ‘catch all’ adres. Deze web applicatie moet dan wel zonder host header geconfigureerd worden, maar heeft nog wel een root site collectie nodig, die overigens leeg mag zijn. De App Management service applicatie zorgt uiteindelijk voor de juiste routering.

De routing webapplicatie definiëren we als volgt, inclusief een site collectie met het leeg (Blank) site template:

# Configureer Apps webapplicatie met Blank site template.
#
$ap = New-SPAuthenticationProvider
New-SPWebApplication -Name "Apps" -ApplicationPool "SharePoint Apps" -ApplicationPoolAccount "TEAMSP\SPAppPool01" -Port 80 -URL "http://apps.teamsharepoint-apps.nl" -AuthenticationProvider $ap -DatabaseName "TSP_Apps_Content"
$template = Get-SPWebTemplate "STS#1"
New-SPSite -Url "http://apps.teamsharepoint-apps.nl" -OwnerAlias "TEAMSP\SPAdmin" -Template $template

Tip

Het application pool account van de routing web applicatie heeft toegang nodig tot de content databases van de web applicaties waar zich App catalogs bevinden. Dit kan het eenvoudigst gedaan worden door voor alle web applicaties hetzelfde pool account te gebruiken.

Een App catalogus maken

Alle voorbereidingen zijn nu gedaan om een App Catalog te maken binnen onze web applicatie. Het beheer van alle farm catalogs start vanuit de Central Administration website. Kies voor Manage Catalogs in de Apps pagina en vul de gewenste informatie voor de catalogus in:

Zodra de App catalogus met succes is aangemaakt kan de link in Central Administration gebruikt worden om naar catalogus van de web applicatie te navigeren. Vanuit de catalogus kunnen nu nieuwe SharePoint Apps worden toegevoegd. Het doel was de Corporate News Apps beschikbaar te stellen, dus de laatste stap is de App te uploaden naar de App Catalog. Gebruikers kunnen vanaf hun site nu de App toevoegen.

Natuurlijk is met configuratie, add ons en aanvullend maatwerk van alles mogelijk in SharePoint, maar om dit alles vanuit één applicatie toegankelijk te maken via SharePoint heeft het Noorse Software Innovation de producten Business 360° en Public 360° (voor de overheidsmarkt) ontwikkeld op SharePoint. Wortell is vertegenwoordiger voor de Benelux. De kracht van het product schuilt zowel in het zes-entiteiten-model, van waar uit alle informatie telkens vanuit een andere invalshoek kan worden benaderd (360°-view), als in de aanwezige templates die een aanzienlijk deel van de configuratie kant en klaar aanbiedt. De entiteiten zijn: zaak, project, contact, activiteit, locatie (estate) en document.

Voor zaakgericht- en projectmatig werken zijn configureerbare standaard processen en statussen beschikbaar, evenals aan te passen management-rapportages. ‘Document’ is een container die meerdere  bestanden (zoals brief met bijlagen) kan bevatten. ‘Locatie’ (‘Estate’) maakt mogelijk meerdere geografische relaties (gebouwen, terreinen) te koppelen en ze bovendien op een kaart te pinnen en te visualiseren. Relaties en contacten zijn in hiërarchieën te koppelen, bijvoorbeeld door overerving van organisatiegegevens. In vergelijking tot de standaardmogelijkheden van Microsoft Dynamics is het wellicht niet indrukwekkend, maar de mogelijkheden zijn veel rijker dan de beperkte functionaliteit van managed metadata in SharePoint.  Informatie is van uit al deze entiteiten te bekijken, je kunt dus bijvoorbeeld zien welke relaties bij welke zaken zijn betrokken, maar ook of er meerdere zaken (contacten, projecten, documenten… ) bij één locatie horen.

360° is een behoorlijk compleet product voor archivering; records management is vormgegeven binnen de applicatie vanuit Noorse nationale archiverings-standaarden, maar voldoet inmiddels evengoed aan de NEN 2082. Het product voorziet onder andere in overzichten voor vernietiging en heeft de controls voor records management die standaard SharePoint ontbeert. 360° biedt standaard PDF/A conversie. Het werken vanuit Outlook gaat via een deelscherm, dat meer functionaliteiten biedt dan alleen de registratie van een e-mailbericht in een dossier, omdat de gehele applicatie van daaruit is te benaderen. Terwijl de gemiddelde gebruiker waarschijnlijk al blij zal zijn met automatische koppeling van een email met een vastgelegd contact door herkenning van het email-adres. Ook is voorzien in functionaliteiten voor opslaan die vanuit de standaard Office-applicaties zijn aan te klikken. De desktop interface is voor individuele gebruikers naar wens aan te passen aan de informatiebehoefte binnen zijn of haar rol.

360° is bedacht vanuit de administratieve behoeften van organisaties en sluit niet alleen aan bij Het Nieuwe Werken ( iPad, offline werken, etc.) maar ook bij meer traditionele administratieve handelingen, zoals papieren archivering en registratie van inkomende en uitgaande documenten.

360° maakt gebruik van verschillende standaard SharePoint services  en functionaliteiten. Het pakket heeft een Service Oriented Architecture (SOA) met een gedocumenteerde web service interface, waarmee naar andere primaire of ondersteunende applicaties kan worden gekoppeld. Gebruikers kunnen via SharePoint werken vanuit individuele documentbibliotheken en het document ook vervolgens opslaan in 360°. De leverancier biedt aanvullende modules aan voor onder andere digitale handtekening en contractmanagement.

360° is inmiddels ook in Nederland verkocht en geïmplementeerd. Hoewel het product dus juist ook door de Noorse leverancier verfijnd is voor een overheidscontext, lijken mij de geboden functionaliteiten ook welkom en het onderzoeken waard in grote commerciële organisaties met omvangrijke (digitale) zaakgerichte administraties.

Installatie van de app
Via de SharePoint store kan de app worden toegevoegd aan de app bibliotheek van de Office 365 Team Site. De Preview is gratis beschikbaar en kan ongelimiteerd worden gebruikt.

Workflow functies
In de bibliotheken van de Team Site is het na installatie van de app mogelijk om workflows te gaan maken met Nintex workflow. Nintex Online stelt een groot aantal workflow acties beschikbaar de zogenoemde bouwblokken. De bouwblokken zijn onderverdeeld in een aantal groepen Core Actions, Flow Actions, List Actions, Task Actions, Utility Actions en Nintex Live Actions. Een aantal acties zullen hieronder worden behandeld.

•  Call HTTP Web Service maakt het mogelijk gebruik te maken van webservices die beschikbaar zijn in de SharePoint omgeving. Denk hierbij aan bijvoorbeeld automatisch het aanmaken van sites en bibliotheken.
• Pause for duration zorgt ervoor de workflow gepauzeerd worden voor een bepaalde, in te stellen, periode.
• Send an Email verstuurd Email met opgegeven tekst naar een persoon. Deze persoon kan van te voren worden bepaald of dynamisch worden gegenereerd.
• Conditional Branch laat de workflow een keuze maken op basis van een waarde van het SharePoint item. Bijvoorbeeld is de status Akkoord voor Actie A uit of is de status Afgekeurd voor Actie B uit.
• Create, update, delete List Item voor de veranderingen met betrekking tot SharePoint lijst items. Bijvoorbeeld het aanmaken van een taak of het verwijderen van een vorig item.
•  Nintex Live Actions bevat diverse acties zoals het posten van een Facebook, Twitter, WordPress of Yammer bericht (naar aanleiding van een persbericht). Daarnaast is het mogelijk acties uit te voeren op andere Office365 en SharePoint omgevingen, zoals aanmaken gebruikers in Office365, SharePoint sites aanmaken, SharePoint sites verwijderen.

Andere interessante beschikbare functies zijn:

• Parallel Block
• Copy Document
• Check in/Check out document
• Assign task
• Find interval between dates
• Google URL shortner
• SharePoint delete site
• Find/Replace Substring in String

Missende functies
Aangezien de Nintex app nog een Preview/Online versie is zijn er nog wat functies niet aanwezig die bij de On-Premise versies wel aanwezig zijn. Voorbeelden hiervan zijn het kopiëren van items naar andere site collecties, koppelingen naar andere business systemen en status machine. Of deze wel in de definitieve versie aanwezig zullen zijn is tot op heden nog niet bekend.

Zoals te zien in de bovenstaande afbeelding wordt de naam van de auteur en de profielfoto getoond. Ga dus snel naar de Windows 8 Store en update de app.

Mocht je ideeën of tips hebben dan horen wij het graag. Je kunt deze als reactie plaatsen.

• Elkaar helpen SharePoint vraagstukken te begrijpen en op te lossen .
• In de beslotenheid van de community om tips & tricks te delen.
• Best practices toe te lichten.
• Nieuwe mensen te leren kennen die vergelijkbare werkzaamheden zoals jij uitvoeren.
• Brainstormen en geïnspireerd raken (over SharePoint & aanhang).

Wij vinden de onderstaande regels erg belangrijk om de kwaliteit van de community te waarborgen:

• Wees aardig voor elkaar en ga respectvol met elkaar om.
• Plaats geen auteursrechtelijk materiaal of materiaal wat alleen geschikt is voor publicatie binnen je eigen organisatie.
• Het is verboden om reclame te maken voor eigen producten of services.
• Het is niet toegestaan om op basis van de contactgegevens van de leden aan acquisitie te doen.
• Het is eveneens niet toegestaan om leden te benaderen voor recruitings doeleinden.
• De beheerders hebben het recht om reacties te verwijderen.

Heb je interesse? Dan kan je inschrijven via de onderstaande link:

https://www.yammer.com/sharepointbusinessusergroup/

Tot snel!

Het eerste deel van mijn blog gaat over het opzetten van de basisstructuur van een projectsite en met name hoe het er uit ziet in Visual Studio. Omdat we bij projecten specifieke informatie willen opslaan beginnen we met het aanmaken van kolommen en inhoudstypes. In dit voorbeeld bevat een project een kolom 'projectstatus'. Deze projectinformatie gaan we opslaan in de welkomstpagina van het project. Het inhoudstype waar waarvan overerft wordt is ook welkomstpagina.

<Elements xmlns="http://schemas.microsoft.com/sharepoint/">
  <Field ID="{1724ccb8-e257-4e23-ac14-66b76a122b66}"
         Name="Projectstatus"
         Type="Choice"
         Format="Dropdown"
         DisplayName="Projectstatus"
         Group="SPCNL">
    <CHOICES>
      <CHOICE>Pipeline</CHOICE>
      <CHOICE>Huidig</CHOICE>
      <CHOICE>Gesloten</CHOICE>
    </CHOICES>
  </Field>
</Elements>

Deze kolom wordt gebruikt op het inhoudstype 'Projectwelkomstpagina'

<Elements xmlns="http://schemas.microsoft.com/sharepoint/">
  <!-- Parent ContentType: Welcome Page (0x010100C568DB52D9D0A14D9B2FDCC96666E9F2007948130EC3DB064584E219954237AF390064DEA0F50FC8C147B0B6EA0636C4A7D4) -->
  <ContentType ID="0x010100C568DB52D9D0A14D9B2FDCC96666E9F2007948130EC3DB064584E219954237AF390064DEA0F50FC8C147B0B6EA0636C4A7D400690767DAABA5451E87A4698AC7090D23"
               Name="Projectwelkomstpagina"
               Description=""
               Group="SPCNL"
               Inherits="TRUE"
               Version="0">
    <FieldRefs>
      <FieldRef ID="{1724ccb8-e257-4e23-ac14-66b76a122b66}" Name="Projectstatus" Format="Dropdown" />
    </FieldRefs>
  </ContentType>
</Elements>

Het inhoudstype wordt gekoppeld aan een nieuwe pagina-indeling. Deze pagina-indeling word geprovisioned via de module ModPageLayouts.

<Elements xmlns="http://schemas.microsoft.com/sharepoint/">
  <Module Name="ModPageLayouts"  Url="_catalogs/masterpage" RootWebOnly="TRUE" Path="">
    <File Path="ModPageLayouts\ProjectwelkomstpaginaIndeling.aspx" Url="ProjectwelkomstpaginaIndeling.aspx" Type="GhostableInLibrary">
      <Property Name="Title" Value="ProjectwelkomstpaginaIndeling" />
      <Property Name="PublishingAssociatedContentType" Value=";#Projectwelkomstpagina;#0x010100C568DB52D9D0A14D9B2FDCC96666E9F2007948130EC3DB064584E219954237AF390064DEA0F50FC8C147B0B6EA0636C4A7D400690767DAABA5451E87A4698AC7090D23;#"/>
    </File>
  </Module>
</Elements>

Hier vind je de pagelayout die wordt gebruikt. De pagelayout is een versimpelde versie van WelcomeSplash, met als toevoeging het projectstatus veld. Alle drie de elementen zitten in een site-scoped feature 'SPCNL.Projecten - Infrastructuur voor projectensites'. Om deze elementen op de juiste manier te kunnen gebruiken moeten er nog twee dingen gebeuren. Het inhoudstype moet in de paginabibliotheek beschikbaar zijn op een projectsite en er moet een welkomstpagina gemaakt worden die de nieuwe 'ProjectwelkomstpaginaIndeling' gebruikt.

Het beschikbaar maken van een inhoudstype in een lijst gebeurt door middel van content type binding waarbij de lijst en het inhoudstype ID worden meegegeven.

<Elements xmlns="http://schemas.microsoft.com/sharepoint/">
  <ContentTypeBinding ContentTypeId="0x010100C568DB52D9D0A14D9B2FDCC96666E9F2007948130EC3DB064584E219954237AF390064DEA0F50FC8C147B0B6EA0636C4A7D400690767DAABA5451E87A4698AC7090D23"
                      ListUrl="$Resources:osrvcore,List_Pages_UrlName;"
                      RootWebOnly="FALSE" />
</Elements>

De pagina wordt geplaatst door een module. In de module zitten twee bestanden: een default.aspx en een Elements.xml. De default.aspx bevat dezelfde inhoud als de default.aspx van een publishing portal. Deze is te vinden in …15\TEMPLATE\SiteTemplates\PUBLISHING\

<%@ Page Inherits="Microsoft.SharePoint.Publishing.TemplateRedirectionPage,Microsoft.SharePoint.Publishing,Version=15.0.0.0,Culture=neutral,PublicKeyToken=71e9bce111e9429c" %>
<%@ Reference VirtualPath="~TemplatePageUrl" %>
<%@ Reference VirtualPath="~masterurl/custom.master" %>

In de module wordt behalve de titel ook het inhoudstype en de pagina-indeling opgegeven.

<Elements xmlns="http://schemas.microsoft.com/sharepoint/">
  <Module Name="ModProjectwelkomstpagina" Url="$Resources:osrvcore,List_Pages_UrlName;" Path="">
    <File Path="ModProjectwelkomstpagina\default.aspx" Url="default.aspx" Type="GhostableInLibrary">
      <Property Name="Title" Value="Welkom op de projectsite" />
      <Property Name="ContentType" Value="Projectwelkomstpagina" />
      <Property Name="PublishingPageLayout" Value="~SiteCollection/_catalogs/masterpage/ProjectwelkomstpaginaIndeling.aspx, ProjectwelkomstpaginaIndeling" />
    </File>
  </Module>
</Elements>

Deze twee elementen; de content type binding en de welkomstpagina module, zitten in een web-scoped feature 'SPCNL.Projecten - Projectsite'.

Om uiteindelijk in de interface een sitecollectie aan te kunnen maken van het type 'projectsite' is een webtemplate nodig. Webtemplates zijn sinds SharePoint 2010 de nieuwe manier om sites aan te kunnen maken op basis van een sjabloon. Als je meer wilt lezen over webtemplates dan raad ik dit artikel van Vesa Juvonen aan.

http://blogs.msdn.com/b/vesku/archive/2010/10/14/sharepoint-2010-and-web-templates.aspx

Voor een webtemplate is een 'empty element' nodig.

<Elements xmlns="http://schemas.microsoft.com/sharepoint/">
  <WebTemplate BaseConfigurationID="1"
               BaseTemplateID="1"
               BaseTemplateName="STS"
               Description="Sjabloon voor het aanmaken van projectsites"
               DisplayCategory="SPCNL"
               Name="WTProject"
               Title="Projectsite" />
</Elements>

Dit element bevat een ONET.xml bestand. Van dit bestand moet het DeploymentType op ElementFile gezet worden anders werkt het sjabloon niet. Voor de ONET.xml is de SharePoint projectsite als basis genomen en uitgebreidt met de SharePoint publicatie features en de twee nieuwe features die hierboven staan beschreven.

• SPCNL.Projecten - Infrastructuur voor projectensites
• SPCNL.Projecten - Projectsite

Hier kun je zien hoe mijn onet eruit ziet.

Het webtemplate element zit in de farm-scoped feature 'SPCNL.Projecten - Templates'. Het complete package ziet er nu zo uit:

Alles is nu gereed om te kunnen deployen. Als dat allemaal goed gaat kun je vanuit Central Administration een projectsite aanmaken op basis van het zelfgemaakte projectsite sjabloon.

Na het aanmaken van de projectsite hoeft een gebruiker alleen de pagina te bewerken om de projectgegevens in de pagina op te kunnen slaan en de pagina te kunnen publiceren.

Hiermee is de basis voor de projectsite gelegd.

Meer informatie over een bezoeker?

Vaak is er meer bekend over een bezoeker dan men denkt, te denken valt aan:

• Locatie gegeven, kijk bijvoorbeeld op        http://www.tracemyip.org/ om een indruk te krijgen wat voor informatie over je locatie te vinden is;
• Browser en apparaat gegevens, gebruikt de bezoeker een tablet of telefoon en welk merk;
• Verwijzende site, vanaf welke site is de bezoeker afkomstig. Indien dit een zoekmachine is zoals Bing of Google dan kan vaak zelfs de zoekterm herleidt worden;
• Klik gedrag op de website, stel dat iemand op een elektronica webshop alleen maar pagina's met TV's bekijkt dan is dat waardevolle informatie.

Bovenstaande gegevens kunnen gebruikt worden om profielen van gebruikers op te stellen en op basis daarvan relevante informatie te tonen of te verbergen.  

Een voorbeeld: de elektronica webshop

Stel dat een elektronica webshop die tv's en computers verkoopt een bezoeker heeft die via Google op de site is gekomen. We weten dat hij op Google heeft gezocht op "LED tv", op het moment dat deze bezoeker de homepage bekijkt kunnen we aannemen dat hij of zij opzoek is naar een TV, we tonen daarom prominent de beschikbare TV's en brengen de computers veel minder onder de aandacht.

Een soortgelijke manier kan ook op basis van klik gedrag gemaakt worden. Stel dat we van een bezoeker geen informatie hebben of hij via Google komt, maar we constateren wel dat de bezoeker meer pagina's bekijkt op de computer sectie van de webshop    dan op de TV sectie. Op basis van deze gegevens kunnen bijvoorbeeld banners met aanbiedingen en acties aangepast worden zodat zij alleen nog maar computer gerelateerde banners laat zien. Ook kunnen eenvoudig gerelateerde gegevens worden getoond om cross- en upselling te verbeteren.

Overigens is het zo dat het klikgedrag van een bezoeker op een andere website niet bekend is en dus ook niet gebruikt kan worden bij het aanbieden van relevante informatie.

Wat kan SharePoint hierin betekenen?

De zoekfunctionaliteit van SharePoint is in de 2013 versie van het product flink aangepast en kan bovenstaande voorbeelden compleet ondersteunen. Onderstaande afbeelding geeft schematisch de werking en benodigde onderdelen weer.

Meer informatie

Informatie over het concept, inclusief voorbeelden, is te vinden op:

• Set up User Segmentation to drive adaptive experiences in a Product Catalog in SharePoint 2013
• Adaptive experiences in a Product Catalog in SharePoint 2013 using Facebook location data

Op MSDN staat uitgebreid beschreven hoe je het custom search web part kunt maken: User segmentation in SharePoint 2013

Microsoft heeft hier op ingespeeld door niet alleen de volledige opmaak en het gebruikersgemak visueel onder de schop te nemen maar ook de mogelijkheid om gebruik te maken van Bing Maps voor het tonen van visuele weergaves.

Met het gebruik van visuele maps, kunnen bijv. klantlocaties met bijbehorende informatie visueel getoond worden op een wereldkaart. Het voordeel van het tonen van klantlocaties is dat men in 1 overzicht een duidelijk beeld krijgt van de klantlocaties en informatie in de gehele SharePoint omgeving.

SharePoint 2013 Online biedt standaard de mogelijkheid tot het tonen van visuele map locaties door middel van geolocatie velden in  lijsten aan, bij een lokale SharePoint 2013 installatie zal dit echter ingericht moeten worden op zowel de SharePoint server als de database server.

Benodigd: Visual studio, Bing map code

Hoe dit werkt?

Installatie op de SQL server:

1. Log in op de SQL server en download en installeer het bestand SQLSysClrTypes.MSI die te downloaden is via download link op de SQL 2008 R2 server of voor SQL server 2012 download link

Registreren van een Bing map account voor een tral (90 dagen code) of basic (betaalde code).

1. Registreer je op https://www.bingmapsportal.com/
2. Ga naar ‘Create or view keys’ en vraag een code aan.

Inrichting PowerShell

1. log in op de SharePoint server als Administrator en open SharePoint Powershell
2. Gebruik volgende commando Set-SPBingMapsKey –Bingkey <BingMap code>

Visual Studio:

1. Start Visual Studio
2. Kies voor ‘New Project..’
3. In het New Project venster kies voor ‘Visual C#’ en dan ‘Console Application’ als template.
4. Geef het project een naam en klik op OK.
5. Kopieer de volgende .dll bestanden
- Microsoft.SharePoint.Client.dll
- Microsoft SharePoint.Client.Runtime.dll
van de SharePoint server in: ‘%ProgramFiles%\Common Files\Microsoft Shared\web server extensions\15\ISAPI’ naar de installatie map van Visual Studio ‘%\Program Files (x86)%\Microsoft Visual Studio 11.0\Common7\IDE\PublicAssemblies’

6. Voeg aan de rechterkant (Visual studio 2012) de volgende ‘References’’toe onder Extensions:
- Microsoft.SharePoint.Client.dll
- Microsoft SharePoint.Client.Runtime.dll

7. Voeg de volgende code toe onder de Using commando’s: ‘using Microsoft.SharePoint.Client;’
8. Voeg de volgende code toe in de main:

class Program
{
static void Main(string[] args)
{
AddGeolocationField();
Console.WriteLine("Location field added successfully");
}
private static void AddGeolocationField()
{
// Replace site URL and List Title with Valid values.
ClientContext context = new ClientContext("<Site Url>");
List oList = context.Web.Lists.GetByTitle("<List Title>");
oList.Fields.AddFieldAsXml("<Field Type='Geolocation' DisplayName='Location'/>",true, AddFieldOptions.AddToAllContentTypes);
oList.Update();
context.ExecuteQuery();
}
}

9. Hernoem de <site url> en <list title> naar de gewenste site en lijstitem.
10. Build het project en voer deze uit.

Inrichten SharePoint 2013:

1. Ga naar de betreffende lijst
2. Maak een nieuwe weergave aan en kies voor ‘Kaartweergave’ als lijst weergave

Resultaat:

9:00-9:30        Registration and Coffee
9:30-10:00      Keynote Session by Seb Matthews
10:00-10:45    Learn how to extend SharePoint to your organisation
10:45-11:00    Coffee Break
11:00-11:45     Broaden the core capabilities of the platform by building Business Solutions
11:45-12:30    Gain better control of the SharePoint platform by managing SharePoint governance, security, reporting, analysis and migration
12:30-13:15    Understand how to build better SharePoint deployments
1:15-13:20      Q&A and prize draw
13:30-14:00    Lunch

Klik op het logo van het event aan de rechterkant van de site voor meer informatie. Klik hier voor het adres van Microsoft.

Geschreven door Jim van Leeuwen

Met de introductie van SharePoint 2013 zijn belangrijke wijzigingen doorgevoerd op het gebied van de grafische vormgeving, beter bekend als SharePoint-branding. Wat is er gewijzigd en welke grafische mogelijkheden biedt SharePoint 2013?

De opkomst van SharePoint-branding

SharePoint-branding begon voor ontwikkelaars interessant te worden toen SharePoint 2007 op de markt kwam. Echt mainstream werd het pas ten tijde van de SharePoint 2010-release. Ontwikkelaars die met deze versies werken, zijn echter gedwongen om SharePoint Designer of Microsoft Visual Studio te gebruiken. Bovendien moeten ze over veel technische SharePoint-kennis beschikken om een functionerende masterpage te ontwikkelen en implementeren.  Een van de speerpunten van Microsoft bij het ontwikkelen van SharePoint 2013 was om het voor ontwikkelaars eenvoudiger te maken de look and feel aan te passen.

Design Manager
De in mijn ogen belangrijkste toevoeging op het gebied van SharePoint-branding is de introductie van de Design Manager. Met deze functionaliteit worden ontwikkelaars stapsgewijs naar een functionerende masterpage geleid. De Design Manager geeft de mogelijkheid om in een zelf gekozen programma een website te ontwikkelen en deze vervolgens automatisch te converteren naar een SharePoint-masterpage. Na het ontwikkelen van de website worden alle benodigde bestanden (zoals HTML, CSS en JavaScript) in SharePoint geladen. De Design Manager converteert deze daarna automatisch naar een SharePoint-masterpage. De grote kracht van de Design Manager is dat de masterpage volledig ontwikkeld kan worden door medewerkers die verstand hebben van user interface design in de software waarmee ze gewend zijn te werken. Zit er nog een addertje onder het gras? Jawel, want (voor de kenners) de Design Manager-functionaliteit is alleen beschikbaar bij een sitecollectie van het type ‘Publicatie pagina’, of wanneer de ‘Publishing Infrastructure’ feature op sitecollectieniveau wordt geactiveerd. SharePoint Designer of Visual Studio kunnen overigens ook met de introductie van de Design Manager nog gewoon worden gebruikt als daar behoefte aan is.

Snippet Gallery
Onderdeel van de Design Manager is de Snippet Gallery. Met Snippet Gallery is het mogelijk om diverse SharePoint-onderdelen snel toe te voegen aan een masterpage. Denk hierbij aan een navigatiebalk, zoekfunctie, diverse webonderdelen en site-eigenschappen als de titel en/of een logo. Ook de vormgeving en grootte van het geselecteerde onderdeel zijn vanuit de Snippet Gallery in te stellen. Het komt er nog wel vaak op neer dat een ontwikkelaar zelf de grafische vormgeving van het onderdeel moet bijschaven. Dit kan vrij eenvoudig door een Cascading Style Sheet (CSS) op te nemen.

Device Channels
Door ontwikkelingen als Het Nieuwe Werken maken steeds meer mensen gebruik van mobiele apparaten om SharePoint te benaderen. Device Channels maakt het mogelijk de variaties die hiervoor noodzakelijk zijn op een masterpage vast te leggen. Denk aan een variatie waarin bepaalde onderdelen van SharePoint niet getoond worden, of waar andere afbeeldingen worden gebruikt. Een variatie wordt gekoppeld aan een device en/of browser. Met Device Channels bereik je hetzelfde als met Responsive Design, namelijk optimalisatie van de look and feel op basis van de resolutie/beeldschermgrootte waarop de site wordt getoond. Het toepassen van Responsive Design in SharePoint is echter ingewikkelder dan bij andere internetsites. De reden hiervoor is de aanwezigheid van een ‘ribbon’, webonderdelen en andere vaste elementen. Met het gebruik van Device Channels wordt dit proces eenvoudiger. Het nadeel? Om Device Channels te gebruiken is SharePoint-kennis nodig, met als gevolg dat het niet meer mogelijk is om het volledige proces door een webdesigner zonder kennis van SharePoint te laten uitvoeren.

Change the look
SharePoint 2013 kan gebruikmaken van thema’s. Het platform biedt standaard achttien varianten. Voor elk thema geldt dat zowel de kleur als het lettertype kan worden aangepast. Hierdoor creëer je snel een andere look and feel, al zijn de opties vrij beperkt. Als het doel is om SharePoint 2013 aan te passen aan de huisstijl, gebruik dan geen thema. De kans dat een thema aansluit op een huisstijl is nihil. Ben je als organisatie op zoek naar een eigen karakter en uitstraling, dan is een op maat gemaakte masterpage verreweg de beste keuze.

Overige verbeteringen
Er zijn nog meer verbeteringen die SharePoint 2013 geschikt maken om in te zetten als internetsite, bijvoorbeeld:

•   meertaligheid van een site
•   met gebruik van searchdriven webonderdelen (het zoeken bepaalt wat je ziet)
•   de mogelijkheid om vanuit één locatie productcategorieën, subcategorieën en detailpagina’s te beheren

Conclusie
Microsoft dicht met SharePoint 2013 en de Design Manager de kloof tussen SharePoint-designers en de overige webdesigners. De vrijheid om met elke gewenste applicatie een masterpage te kunnen ontwerpen en wijzigen, is een enorme vooruitgang ten opzichte van de vorige SharePoint-versies. Ontwerpers kunnen verder gaan in hun ontwerp en de ontwerpen zijn makkelijker te implementeren. De toevoeging van de Device Channels is een meerwaarde, zeker omdat SharePoint steeds vaker mobiel gebruikt wordt. Met de komst van SharePoint 2013 is een flinke stap gezet op het gebied van SharePoint-branding. De vrijheid om naar wens te ontwerpen en de moeiteloze overgang van HTML naar masterpage bieden veel mogelijkheden om SharePoint nog beter af te stemmen op de gebruiker.

Ga dan nu Clay’s e-book downloaden en betaal naar wens vijftien dollar of méér. Want dit is een LEUK boek over SharePoint en governance. Waar veel schrijvers na een vaak korte duiding van het grote belang van governance al snel  een technische of instrumentele benadering kiezen, met veel ‘niet-vergeten’ lijstjes, gaat Clay uitsluitend maar dan ook helemaal voor een visieverandering bij de lezer.

Je moet er tegen kunnen, maar ik houd van deze creatieve schrijfstijl, die me ergens deed terugdenken aan het inspirerende Eckart’s notes van ICT-ondernemer Eckart Wintzen (1939-2008). Wat Clay betoogt is iets wat we te vaak snel vergeten als we eenmaal tot over onze oren in een SharePoint-project of ander ICT-project zitten: voor wie deden we dit ook weer? Er bestaan geen ICT-projecten, alleen business-projecten. Hij hamert het er in, alle 149 pagina’s van dit manifest. Clay denkt dat dit manifest extra noodzakelijk is, nu we allemaal (‘you SharePoint people’) onze blik gefixeerd hebben op de prachtige nieuwe features van SharePoint 2013 ‘and you have started to veer off course and back to being SharePoint tech, not business focussed.’

Maar Clay hoopt wel dat zijn boek ‘will cut through the existing  SharePoint Governance-crap that is out there and steer you on a path to SharePoint-awesomeness. En of we hem toch willen vergezellen op deze ‘kick-ass road-trip disruptive Governance thinking…’

Wat volgt is een vermakelijke analyse van falend denken over ICT-projecten in het algemeen, SharePoint-projecten in het bijzonder en natuurlijk ‘Governance failures’. Met een tiental geïllustreerde stellingen brengt Clay je eerst dichter bij een nieuwe mindset, alvorens in ‘The seven waves of SharePoint Governance’ (vrij naar Covey) zijn visie uit te werken. Absolute nummer één daarin is ‘business alignment’: als niet expliciet is te maken hoe je SharePointproject zal bijdragen aan de doelen van je organisatie, doe het dan niet – of begin opnieuw bij het begin: waarom? Verderop maant Clay in ‘Project governance’ toch vooral het doel voor ogen te houden in plaats van te focussen op middelen en methoden (piramidenbouwers, Stonehenge… hadden zij MSProject? Nou dan!). In het hoofdstuk over Information Governance komen Clay’s ideeën over stapsgewijze verbetering  (Kaizen) en (project-)organisatie mooi samen: wacht niet op een perfecte blauwdruk van de informatie-architectuur maar ga vanuit een basis aan de slag. Hoezeer Clay ook de business en de eindgebruiker centraal stelt, Information Governance blijft ook bij hem een centraal gegeven, waarbij lusten en lasten hand in hand gaan:

‘Information Governance, looking at your solution from a day-to-day use perspective, is one of the most important aspects of governance for the end-user. However you achieve it, you should strive to educate the end user community as to why it is so important that they take Information Governance and its SharePoint idiosyncracies seriously. Explain why we are using meta data, adding terms to folksonomies and creating content types, what is the value to them, their teams and the organization as a whole. ‘

In een zesde golf gaat Clay in op Social Business: in zijn holistische visie kan je in SharePoint Governance niet langer om de impact van ‘social’ heen:

‘… it is not just about turning on the social features in your SharePoint farm, although that is certainly one aspect, it is more about culture, your business operating model and the very essence of how most organisations will need to do business in the future.’

Aantrekkelijk in het e-book is ook het vervlechten van spel-elementen (gamification) als methode in de visievorming. Onderweg wordt ook nog de vraag beantwoord of governance niet meer iets voor grote organisaties is? Nee, zegt Clay, het is niet afhankelijk van omvang, volwassenheid, soort oplossing, bedrijfssector of welk ander kenmerk ook. Governance: we gaan er òf helemaal voor, òf we blijven hangen in de ‘bare minimum IT focused stuff that we did previously. The so called middle ground of ‘try’ is extremely counterproductive…’. Vandaar ook de quote van Master Yoda’s wijsheid: