Office 365

Gast toegang tot Microsoft Teams – Niet alles is zo eenvoudig als het lijkt

12 juli 2018

Het implementeren van gasttoegang voor Microsoft Teams is niet altijd duidelijk voor de gebruikers en zelfs nog minder voor de externe gebruikers.

Dus heb ik onderstaande infographic gemaakt om het een beetje meer uit te leggen.

 

 

 

Zoals je ziet, zijn er geen problemen als je een Office 365, een Microsoft, een Google of een Yahoo account hebt. Externe gebruikers worden door gelust met fraaie wizards om toegang te krijgen tot het gedeelde Team. Maar de verwarring begint wanneer je een externe gebruiker uitnodigd met niet een van deze accounttypen. Ze lopen vast na het aanmaken van het Microsoft Team account. Op dat moment moet je de externe gebruiker gaan vertellen, dat hij of zij een Microsoft account moet maken met het exacte account (e-mailadres) waar de uitnodigingsmail naar toe is verzonden. Dit gebeurt niet automatisch! Zodra ze dat account hebben aangemaakt, hebben ze toegang tot het Team.

 

Het toegangsproces in detail

Laten we het toegangsproces eens in detail bekijken, laten we beginnen vanaf het moment dat een externe gebruiker de uitnodigingsmail ontvangt. De externe gebruiker zal waarschijnlijk op de paarse knop klikken:

En nu krijgt hij of zij de vraag om een Microsoft Teams account aan te maken (als ze nog niet gekoppeld zijn natuurlijk):

Dit lijkt erop dat de gebruiker een Microsoft account aanmaakt, HELAAS, hij of zij is bezig met het aanmaken van een Microsoft Teams account!
Ik ga verder niet in op de technische details over Azure AD om dit uit te leggen.

Let op, het ingevulde account (e-mailadres) moet hetzelfde account (e-mailadres) zijn als in de uitnodigingsmail!
Na het invullen van het formulier stuurt Microsoft de gebruiker per e-mail een verificatiecode:

Nadat de verificatiecode is ingevoerd, moet de gebruiker bevestigen dat ergens naar gekeken gaat worden:

(Oeps, dit ziet er nu uit als een geclassificeerd FBI-bestand 😉)

Nadat de gebruiker de rechten heeft geaccepteerd, wordt hij of zij doorgestuurd naar de website van Microsoft Teams. Op deze site kan hij of zij op de knop ‘Open Web-app’ klikken (Hier negeren we het bericht om de Teams-client-app te openen).

Als alles verloopt zoals het zou moeten verlopen, opent het Team waar de gebruiker voor is uitgenodigd.

Maar als dat niet het geval is en de gebruiker krijgt het volgende bericht, heeft hij waarschijnlijk geen Microsoft account.

En dit is waar de verwarring ontstaat. Laten we overschakelen naar een live gesprek:

Gast: “Ik heb zojuist een account gemaakt om Teams te openen en het werkt niet?”
Beheerder: “Ja, u hebt voor Microsoft Teams een account aangemaakt, maar om echt toegang te krijgen, moet u waarschijnlijk nog een ander account maken!”

Gast: “Nog een ander account, hou je me voor de gek!”
Beheerder: “Nee, maar laten we eerst iets proberen, sluit de browser af, ga terug naar uw uitnodigingsmail en klik opnieuw op de paarse knop.”

Gast: “Ok gedaan, maar ik krijg nog steeds dezelfde foutpagina.”
Beheerder: “Nu bent u de gelukkige om een nieuw account aan te maken!”

Gast: “Lucky me, wat te doen (zucht)”

Laten we terugschakelen om de stappen te volgen om een Microsoft account aan te maken.

De externe gebruiker moet naar: https://login.live.com

Hij of zij moet het account (e-mailadres) opgeven waarnaar de uitnodigingsmail werd verzonden:

Als dat account niet bestaat, krijgt de gebruiker het volgende bericht:

Zo niet, dan is het account al gekoppeld aan een Microsoft-account. In dit geval is er iets anders mis.
Ik heb geen waardige oplossing gevonden als dit gebeurt, laat me weten of iemand in dit geval een oplossing heeft gevonden.

De gebruiker moet de link ‘get a new one’ selecteren en het venster voor het aanmaken van een account wordt weergegeven:

Vul een wachtwoord in:

Vul voornaam en achternaam in:

Voer land en geboortedatum in:

Microsoft stuurt opnieuw een verificatiecode, die moet worden ingevoerd:

Laten we dan ook nog even controleren of de externe gebruiker echt een persoon is:

En het account is aangemaakt:

Nu zou de externe gebruiker toegang moeten hebben tot het Team door de paarse knop in de uitnodigingsmail te selecteren:

Hopelijk gaat Microsoft dit proces in de toekomst veranderen om het een stuk soepeler te laten verlopen!

Je kan de infographic hier downloaden:

You Might Also Like

Geen reacties

Plaats een reactie

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.