Met het inrichten van een projecten omgeving, kregen we de vraag om e-mail conversaties in Microsoft Outlook tussen verschillende partijen op 1 plek in SharePoint weer te geven. Na wat pogingen te hebben gedaan door een SharePoint bibliotheek te koppelen aan Outlook was het resultaat dat Outlook wel data kan inlezen vanuit de document bibliotheek. maar niet kan wegschrijven naar de document bibliotheek.

Na wat onderzoek op het internet voor Outlook plug-ins of softwarematige oplossingen kwam ik er snel achter dat er veel oplossingen aangeboden worden door externe partijen maar dat ze of onstabiel zijn (na wat onderzoek op blogs etc.) te duur, of te uitgebreid (managed metadata, workflows, bijlagen etc.) voor mijn wensen.

Capture

 

 

 

De oplossing?

Een standaard SharePoint lijst genaamd: ‘Discussiebord’. Deze lijst ondersteund het dataverkeer vanuit Outlook naar SharePoint waardoor er berichten gesleept en geplaatst kunnen worden in SharePoint. De SharePoint lijst zal de huidige mail omzetten naar een discussie-item waardoor er niet vanuit SharePoint teruggemaild kan worden maar alleen interne reacties op de mail geplaatst kunnen worden.

Om te beginnen, voeg een nieuw discussiebord toe aan een SharePoint site.

 

image

 

Na het aanmaken van het discussiebord is er bovenin de ribbon, ‘lint’ de mogelijkheid om verbinding te maken met Microsoft Outlook.

 

image

 

In het Microsoft Outlook navigatievenster zal een extra folder zichtbaar komen met de naam van de site en naam van het discussiebord.

 

image

 

Het is nu mogelijk om e-mails of bijlage(n) in een e-mail te slepen in deze folder. De e-mails worden automatisch omgezet naar een discussie item en gesynchroniseerd met de SharePoint bibliotheek. Omdat de mail word omgezet naar een SharePoint discussie item is het niet mogelijk om deze terug te plaatsen in origineel .MSG formaat in Microsoft Outlook of vanuit de lijst een mail terug te sturen.

7 COMMENTS

  1. hele leuke tip! nog completer wordt het als je de mailtjes vervolgens kunt koppelen aan een relatie. Dit zou je kunnen doen door een kolom toe te voegen met als naam ‘relatie’ die dmv een externe lijst verbonden is met je CRM.

  2. Dave, dat is een mogelijkheid weet alleen niet of het gewenst is aangezien je nog naar SharePoint moet gaan om handmatig een klant aan de mail te koppelen. Wij gebruiken het puur om per project de e-mails te kunnen centraliseren.
    Jasper, wanneer je een e-mail met bijlages verplaatst word automatisch de bijlage ook toegevoegd in SharePoint

  3. Hoi Martijn,

    Inderdaad prima tip die je hier geeft. Weet jij of er ook een mogelijkheid is om via je IPad je mail app te openen en een koppeling te vormen naar sharepoint op deze manier?

    Ik hoor graag van je.

    Vriendelijke groet,
    Nick Morris

    • Hallo Nick,

      In SP2010 is dit niet mogelijk zonder third party software naar mijn weten. In SP2013 kun je de mailbox koppelen en of naar toe mailen echter dit is dan zonder metadata.
      Mocht je metadata toegevoegd willen hebben aan een e-mail zal je naar de desbetreffende bibliotheek moeten en de eigenschappen bewerken. Dit betekend wel dat je geen verplichte velden uitgezonderd de standaard velden kunt toevoegen.

      Hoop hierbij je vraag te hebben beantwoord

      Met vriendelijke groet
      Martijn Juurlink

  4. Hoi Martijn, kun je in het discusiebord wel aparte mappen aanmaken en kun je je outlook instellen dat de mails automatisch worden doorgezet naar SP? Ik hoor graag van je Tineke

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.