Office 365

Microsoft Teams: De Who bot uitgelegd

23 mei 2018

Herinner je de Office assistent Clippy nog? Het blijkt dat hij een nieuwe broer heeft genaamd: Who. Who is geen ‘hij’ en ook geen ‘zij’. Who is een bot! Stel het een vraag en Who antwoordt. Mooi, maar wat heb ik eraan? Dat ga ik je uitleggen. Pak een espresso en lees even mee.

De Who-bot bestaat al een tijdje. Who helpt je om medewerkers te vinden met een bepaalde expertise of om bijvoorbeeld informatie over een persoon te vinden. Stel Who gewoon een vraag zoals: Who am I?

Who-Bot: Who am i

Who-Bot: Who am i

Who-bot installatie

Voordat we een bot kunnen gebruiken, dus ook de Who-bot, moeten we deze eerst installeren. Het installeren van een nieuwe bot is kinderspel en doe je in 4 simpele stappen.

  1. Klik op de 3 puntjes (More Apps) in het midden van de linkerkant van Microsoft Teams
  2. Klik ‘More Apps’
    Who-bot Install

    Who-bot Install

     

  3. Klik Productivity en selecteer de Who bot (de apps die je kunt installeren staan op alfabetische volgorde). In dit scherm kun je ook zoeken op de naam Who.
    Who-bot store

    Who-bot store

     

  4. Klik Install (in het about-form dat zojuist geopend is)

    Who-bot store About

    Who-bot store About

PS: In de figuur hierboven is de ‘install’ knop grijs omdat ik deze al had geïnstalleerd 😉

De Who-bot gebruiken!

De Who-bot is geïnstalleerd en klaar voor gebruik.

Klik op het Chat-icoontje aan de linkerkant en klik op Who.

Who-bot gebruiken

Who-bot gebruiken

Zoals je kunt zien heeft de Who bot standaard 4 tabs:

  • Conversations – hier kun je je vragen stellen aan Who
  • Your org – Fantastisch clickable overzicht van je organisatie
    Who-bot Your Org

    Who-bot Your Org

     

  • Upcoming meetings – Wederom een clickable overzicht van je aanstaande bijeenkomsten mét de personen in die vergaderingen.
    Who-bot Upcoming meetings

    Who-bot Upcoming meetings

     

  • About – Doe eens een gok 🙂

Wat ik echt fantastisch vind aan de gegenereerde overzichten is dat ze actionable zijn. Je kunt dus op al je teamgenoten klikken voor meer informatie of om een actie uit te voeren. Zijn ze online? Dan kun je direct een chat beginnen of een (video) call. Zijn ze offline dan stuur je ze toch een e-mail.

Vragen stellen aan de Who-bot

Door in de question box (de witte balk) op de Conversation tab  weet Who dat je een vraag wilt stellen. Om je te helpen krijg je direct een kleine popup genaamd ‘What can I do’. Deze popup kun je uitklappen:

Who-bot What can I do

Who-bot What can I do

 

Stel je vraag en deze wordt beantwoord. Een vraag is altijd opgedeeld uit 2 delen: <de vraag> <het onderwerp van de vraag>. Een voorbeeld. Wanneer je wilt weten wie iets weet over Microsoft Teams kun je de vraag stellen: Who knows about Microsoft Teams.

De vraag: Who knows about

Het onderwerp van de vraag: Microsoft Teams

 

Who-bot Who knows about

Who-bot Who knows about

 

Blijkbaar weet ik dus volgens Who iets over Microsoft Teams, nice! Wanneer je wilt weten wie die Sander Derix figuur is dan kun je natuurlijk de vraag stellen: Who is Sander Derix. Dat zou behoorlijk contra productief zijn. Who to the rescue! Klik gewoon op de naam en Who gaat voor je aan de slag:

Who-bot Here's what I found

Who-bot Here’s what I found

Nog even terug naar ‘Who knows about’. Ik heb hier nog geen bevestiging over maar het lijkt erop dat Who alleen antwoord kan geven over personen die deelnemen aan een team in Microsoft Teams!

Pin this query

Je had natuurlijk al gezien dat bij het antwoord op de vraag ‘Who knows about…’ een knop ‘Pin this query’ staat. Door hier op te klikken wordt er direct een nieuwe tab gemaakt genaamd: Area experts. IMHO had Microsoft iets handiger om kunnen gaan met de tab naam. Wanneer je namelijk een tweede keer op ‘Pin this query’ klikt krijg je namelijk een tweede tab met de naam Area experts. Mooier was denk ik geweest om de tab de volgende structuur te geven ‘<Onderwerp van de vraag> experts‘ dus bijvoorbeeld: Microsoft Teams experts, SharePoint experts, SPX experts.

Gevolgen van mijn acties?

Alle acties die je uitvoert, zoals het installeren van de bot, het aanmaken van tabs, hernoemen van tabs gebeurt alleen binnen jou instance van Microsoft Teams. Het heeft dus geen effect op de omgeving van je collega.

Call to action!

De Who-bot helpt je dus echt om productiever te zijn. Ga er mee aan de slag en ik hoor graag je resultaten.

You Might Also Like

Geen reacties

Plaats een reactie

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.