Office 365 SharePoint

Site-provisioning, projectportals en compliance in Office 365: in gesprek met Mavention

11 december 2017

In mijn vorige blog merkte ik op dat er een tendens is dat bedrijven maar ook overheidsorganisaties met zwaardere compliance verplichtingen (Archiefwet, Wbp/AVG, etc) de stap maken naar documentmanagement en recordsmanagement in de cloud, met SharePoint Online en Office 365.Het uitbreiden of aanpassen van de beschikbare functionaliteit van Office 365 vraagt om een nieuwe visie en strategie: met minder tot geen ontwikkel/maatwerk en meer complete producten. Ik spreek met Eric Dubbelaar, commercieel directeur van Mavention, over deze veranderingen in de markt.

 

Eric, ik ken jou inmiddels sinds de introductie van SharePoint 2007! Er is in de laatste jaren sinds de snelle doorontwikkeling van Office 365, met onder andere SharePoint Online, nogal wat veranderd in de SharePoint markt. Een overstap van on premise naar de cloud betekent echter ook anders denken over het dienstbaar maken van SharePoint aan je organisatie. Kan jij reflecteren op deze ontwikkeling? Wat zie jij veranderen?

  • Er is inderdaad nogal wat veranderd de laatste jaren; nog niet zolang geleden begonnen onze projecten met het uitvoeren van een capaciteits- en performance planning en adviseerden we klanten over de specificaties van de servers waarop SharePoint zou worden geïnstalleerd. Vandaag de dag volstaat een creditcard en heb je binnen enkele minuten een omgeving tot je beschikking die automatisch schaalt op basis van gebruik, een uptime heeft van 99.99% en waar maandelijks nieuwe functionaliteiten in oppoppen. Het is niet te vergelijken, en gelukkig maar! Wij zijn groot fan van deze nieuwe manier van werken met SharePoint en de mogelijkheden en innovaties die Microsoft continu toevoegt aan Office 365. Tegelijkertijd zien we dat klanten er, vooral in het begin, nog wel eens wat moeite mee hebben om deze nieuwe werkelijkheid te omarmen maar daar ondersteunen wij dan ook graag bij.
  • De grootste verandering die wij zien, is echter niet eens technisch van aard maar zit hem veel meer in het belang van adoptie. Oftewel, medewerkers binnen organisaties helpen om de mogelijkheden van cloud-technologie echt te ervaren. Dit doen wij door eindgebruikers te betrekken bij het bedenken van de oplossing, niet iets bedenken voor de klant maar mét de klant noemen wij dat. Door samen aan de oplossing te werken, wordt adoptie een vanzelfsprekendheid. Wij merken dat organisaties die gebruik (gaan) maken van Office 365, veel meer aandacht willen besteden aan adoptie en het ‘meenemen van de medewerkers’ en dat juichen wij erg toe. Immers, alleen de combinatie van een goede technische oplossing die gebruikt kan worden door een gelukkige gebruiker, maakt organisaties succesvol.
  • Een andere verandering die wij ervaren is dat klanten steeds meer op zoek zijn naar kant-en-klare producten in combinatie met Office 365. Zeker binnen SharePoint zijn klanten huiverig voor complex en kostbaar maatwerk dat specifiek voor de organisatie wordt gemaakt. En ook met deze ontwikkeling zijn wij als Mavention erg blij; enerzijds omdat wij graag klanten helpen met snelle en doeltreffende oplossingen en anderzijds om dat wij goed zijn in het bedenken, ontwikkelen en implementeren van standaardoplossingen.

Maar gaat dat wel samen: met klanten samen aan oplossingen werken en tegelijk die behoefte – bij klant èn leverancier – aan toepassen van complete, standaardproducten? Ik zie dat in projecten wel eens botsen namelijk.

  • Die twee zijn inderdaad wel eens in strijd met elkaar en dan komt het aan op de consultancy skills van een goede adviseur. Uiteindelijk wil de klant de beste oplossing en dat is niet altijd een 1:1-vertaling van de functionele wensen van eindgebruikers. Wij zullen altijd adviseren om alle facetten van een oplossing te betrekken in het bepalen van wat de meest geschikte is. Kosten, toekomstbestendigheid, technische complexiteit en doorlooptijd zijn wat ons betreft even zo belangrijke aandachtspunten die je als consultant meeneemt in het advies. Uiteindelijk gaat het om begrip van en betrokkenheid bij de keuzes die gemaakt worden.

Maar hoe speelt Mavention dan in op deze veranderingen?

  • De combinatie van softwareontwikkeling en consultancy spreekt ons erg aan; specifieke klantvragen vertalen naar generieke producten zodat ook andere organisaties daar weer van kunnen profiteren. Onze consultants zijn altijd op zoek naar hoe klantvragen beantwoord kunnen worden naar toekomst vaste en economisch verantwoordelijke oplossingen die zo veel mogelijk gebruik maken van standaard functionaliteit, of vertaald kunnen worden naar een generieke oplossing waar ook andere organisaties van kunnen profiteren. In dit laatste geval, investeren wij mee in de productontwikkeling, samen met de klant.

OK, maar Microsoft heeft met SharePoint altijd al een soort middle-of-the-road product willen leveren voor kantoorautomatisering. Bepaalde functionaliteiten zijn dan te specifiek, te veel gericht op bepaalde typen organisaties om ze als standaard te kunnen aanbieden. Die liet Microsoft graag aan de markt over. Toch zijn er altijd wat wonderlijke gaten gebleven die ik niet specifiek zou willen noemen: de verbinding tussen Outlook en SharePoint bijvoorbeeld (waarover eerder meer). Of site-provisioning: voor het efficiënt aanmaken van sites is geen voorziening. De overzichtelijkheid van SharePointsites waar je toegang toe hebt is in Office 365, anders dan in SharePoint on premise, wel verbeterd, maar een praktisch overzicht van bijvoorbeeld een bepaald type sites, zoals project-sites, ontbreekt. En ook het aanbod aan compliance- en recordsmanagement functionaliteit is weliswaar groeiende, maar schiet op sommige fronten tekort, bijvoorbeeld in het genereren van duurzame documentformaten.

Ik wil graag inzoomen op drie van jullie nieuwe producten: Make, Project Hub en Keep. Waarom zouden we Make willen inzetten als aanvulling op standaard SharePoint en Office 365 functionaliteit?

  • Make stelt je als organisatie in staat om site sjablonen te maken en nieuwe sites aan te maken op basis van deze sjablonen, of om bestaande sites bij te werken. Eindgebruikers kunnen zelf een site aanmaken door een formulier in te vullen en een sjabloon te kiezen. Heel eenvoudig en zonder noodzakelijk tussenkomst van IT en tegelijkertijd wel binnen de spelregels die IT heeft opgesteld in verband met governance, security en beheersbaarheid.
  • In zo’n sjabloon vangen wij alle configuratie van een site, dus bijvoorbeeld welke bibliotheken, lijsten, inhoudstypen en metadata in zo’n site moeten zitten. Maar ook andere SharePoint elementen zoals workflows, look & feel, autorisaties en de navigatie. Normaal gesproken zou je deze elementen telkens opnieuw handmatig in elkaar moeten klikken, iets dat foutgevoelig is en ook nog eens veel tijd kost. Een sjabloon kan de IT-afdeling zelf maken, eenvoudig door een bestaande site te exporteren of zelf de XML-structuur van een sjabloon samen te stellen op basis van onze voorbeelden in de documentatie. Ook verzorgen wij trainingen en kunnen wij klanten helpen bij het realiseren van deze templates.

Wat kan je met Make in Office 365 méér dan met site-provisioning in SharePoint on premise?

  • Met Make wordt het aanmaken of bijwerken van sites geautomatiseerd waardoor het sneller en foutloos gebeurt. Daarbij kan de applicatie gekoppeld worden met bedrijfsapplicaties zoals Dynamics CRM of Oracle; hierdoor wordt het aanmaken of bijwerken van SharePoint sites een onderdeel van je bedrijfsproces.
  • Make werkt zowel op SharePoint on premises als op SharePoint Online, en zelfs hybride. Zo kun je met één template zowel sites aanmaken op SharePoint Online, als op SharePoint on premises. En als ik zeg sites, dan bedoel ik site collecties én subsites. Voor klanten die Office 365 gebruiken is Make nog interessanter, want we kunnen niet alleen SharePoint sites aanmaken en bijwerken, maar ook Office 365 Groups en op termijn ook Teams, Planners en Yammer groepen. Allemaal vanuit één applicatie.

Kan je praktische use-cases beschrijven voor Make?

  • Een mooie praktijkcase is voor ons ProRail; ProRail maakt al geruime tijd gebruik van Make voor het aanmaken en bijwerken van verschillende type sites binnen SharePoint Online. Via Make worden bijv. teamsites en samenwerkingsruimten aangemaakt. Daarnaast gebruikt ProRail Make binnen een zogenoemde OTAP-omgeving, waarbij op verschillende tenants sites worden aangemaakt ten behoeve van Ontwikkel, Test, Acceptatie en Productie gebruik. Binnen ProRail wordt Make ook gebruikt om complexe projecten te ondersteunen, zoals de renovatie van Utrecht Centraal.
  • Projecten van deze omvang vragen een gedegen structuur en goede inrichting. Make wordt gebruikt om de sites aan te maken en tijdens het project worden er updates doorgevoerd op basis van de voortgang van het project. Erg complex, maar wel heel gaaf om te kunnen automatiseren.

Project Hub is een projecten portaal. Waarom zou je dit willen hebben?

  • Ik noemde net het voorbeeld van ProRail. Organisaties, zoals ProRail maar ook Arcadis en Strukton, die veel projecten uitvoeren met complexe documentstructuren, hebben vaak baat bij het hergebruiken van informatie en het vastleggen en delen van best practices vanuit projecten. Je wil daarom medewerkers faciliteren om eenvoudig door een catalogus van projectinformatie te bladeren, en dan natuurlijk niet zo saai als tien blauwe linkjes op een zoekpagina.

Hoe heeft Mavention die Project Hub ontwikkeld?

  • Voor Arcadis hebben wij hiertoe een project portaal gemaakt. Een Office 365 app die gebruikers een mooi overzicht geeft van alle project sites die binnen SharePoint Online zijn aangemaakt. Ieder project wordt getoond als een kaartje, vergelijkbaar met Delve, waarop een samenvatting van het project staat incl. een representatieve afbeelding. Deze kaartjes verwijzen naar onderliggende SharePoint sites en op basis van standaard zoekfunctionaliteit en metadata krijgt de gebruiker de mogelijkheid om te filteren, sorteren en doorzoeken van project informatie. Deze project sites zijn aangemaakt met Make op basis van de juiste sjablonen en Make wordt aangestuurd vanuit het ERP-systeem waarin alle projectgegevens worden beheerd. Uiteindelijk hebben wij het resultaat van ons project bij Arcadis omgebouwd tot een kant en klaar product, dat inmiddels bij verschillende organisaties draait waaronder Diamant-groep en Strukton.

Keep is jullie product voor Office 365 om te voorzien in een noodzakelijke voorwaarde voor conversie van documenten naar het duurzame PDF/A formaat. Waarin is jullie product anders of beter dan vergelijkbare PDF-converters?

  • Keep is een product dat wij samen hebben ontwikkeld met Eneco; Eneco kwam bij ons met de vraag of wij een oplossing konden bieden voor hun archiveringsvraagstuk van vertrouwelijke of bedrijfsgevoelige informatie. Andere PDF/a-conversie oplossingen bieden hun product aan als dienst, waarbij het te converteren document wordt opgehaald uit SharePoint Online en vervolgens door een externe dienst wordt omgezet.
  • Daarnaast onderscheid onze applicatie zich qua functionaliteit op een aantal vlakken. Met Keep kun je bijvoorbeeld rechtstreeks archiveren naar Azure Blob Storage, een goedkopere manier van dataopslag dan SharePoint Online. Met Keep worden documenten opgehaald uit SharePoint Online, omgezet naar PDF/a en wordt het bestand samen met alle metadata opgeslagen in Azure. Via Keep kun je deze Azure opslaglocatie weer doorzoeken en desgewenst archiveerde documenten terughalen.

Waar blijven die documenten na conversie?

  • Wij hebben een Azure app gemaakt die binnen de omgeving (tenant) van de klant de conversie uitvoert. Er gaat dus geen informatie uit de omgeving van de klant en dat maakt onze oplossing ook geschikt voor de meest vertrouwelijke of privacygevoelige documenten. Na de conversie kunnen de documenten opgeslagen worden in SharePoint Online of Azure Blob Storage.

Doen jullie ook nog iets voor het behoud van metadata bij die documenten?

  • Vanuit het archiveringsbelang weten wij dat het behouden van metadata erg belangrijk. Daarom stelt Keep organisaties in staat om alle metadata die binnen SharePoint Online beschikbaar bij een document te behouden, daarnaast bieden we de mogelijkheid om deze metadata uit te breiden met extra metadata.

Hoe gaan jullie om met nieuwe ontwikkelingen bij deze producten?

  • Wij volgen de Microsoft roadmap en de markt op de voet; zodra er nieuwe mogelijkheden zijn die wij interessant achten haken we daar direct op in. Wij hebben inmiddels een vast product development team die in sprints van drie weken continu werken aan onze producten. Daarnaast organiseren wij regelmatig gebruikersbijeenkomsten waarin wij met onze klanten het gesprek voeren over nieuwe wensen, ideeën en mogelijkheden.

Hoe worden Make, Project Hub en Keep door jullie aangeboden? En wat kost dat?

  • Al onze producten worden in principe aangeboden als een all-in subscription van 12 maanden. Daarnaast bieden we de mogelijkheid om een licentie aan te schaffen, maar eigenlijk zien we dat steeds meer organisaties kiezen voor het abonnementsmodel dat beter past bij cloud diensten zoals Office 365 en Azure.
  • Make heeft een prijs van € 11.995,- voor een single-tenant licentie of € 15.995,- multi-tenant licentie
  • Project Hub begint bij € 14.995,- (en dat is inclusief een licentie voor Make), en heeft een staffelprijs van het aantal projectsites
  • En Keep kost € 9.995,- per jaar per tenant.

OK Eric, dank je wel voor je uitleg bij deze interessante Mavention producten voor Office 365!

 

You Might Also Like

Geen reacties

Plaats een reactie