Misschien vind je het gek dat wij met een centraal team Team Sites configureerden. Elke Site Owner kan dat toch zelf?

Jazeker, maar wij hadden gemerkt dat veel medewerkers helemaal niet snapten wat ze allemaal met een Team Site konden doen. Documenten opslaan was geen probleem, maar het nut en het gebruik van alle overige lijsten was de meesten volstrekt onduidelijk.

Zelfs de heavy-users van ons pre-SharePoint intranet waren bij de introductie van SharePoint helemaal de weg kwijt. Vergeet niet dat dit geen IT-bedrijf was, maar een producent en verkoper van consumentenartikelen!

Maar…er kwamen ook voortdurend vragen uit de business om diverse functionaliteiten, die gewoon standaard in SharePoint zaten! Men wist niet dat die functionaliteiten er waren, of kon ze niet vinden. “Kan ik een email krijgen als er iets is veranderd”? Ja, dat kan zeker, maar dan moest je wel weten waar je dat kon instellen. “Kan ik hier klachten mee loggen”? Jazeker, vertel maar eens welke informatie je wilt vastleggen en wat je er mee wilt doen.

Het centrale team probeerde daarom de kloof tussen de behoeften van de gebruikers enerzijds, en de functionaliteit van SharePoint anderzijds, te overbruggen. Er zitten natuurlijk veel voordelen aan het proberen om “alles” (mits niet in scope voor SAP), in SharePoint onder te brengen:

– Je hebt geen investering nodig, want het platform heb je al.

– De interface van het platform is bekend, zodat men niet hoeft te wennen aan de plaats van de knoppen of de werking van het menu.

-De business hoeft geen zaken meer te doen met allerlei non-preferred softwarebedrijfjes die “net gestart zijn en dus goedkoop kunnen leveren”. (leuk voor de business, maar een ramp voor de IT-manager en de Informatiearchitect).

– Het onderhoud en de ondersteuning passen in de normale intranet-procedures.

– Je kunt verouderde applicaties vervangen door SharePoint.

– Je bent niet afhankelijk van IT bij het toekennen of wijzigen van rechten.

Daarnaast heeft een centraal team nog de volgende voordelen:

1.) De meeste site-eigenaren kennen maar een deel van de functionaliteit in SharePoint. Dat is ook heel begrijpelijk, want zij hebben hun eigen werk. Wij kenden het platform natuurlijk veel beter, want wij werkten er elke dag mee. Daardoor bouwden wij sneller kennis op, en konden dus efficiënter werken dan die proces eigenaar die alles voor het eerst (en eenmalig) doet.

2.) Een site-eigenaar is vooral geïnteresseerd in een snelle oplossing van het eigen probleem, terwijl wij meer focus hadden op onderhoud op lange termijn, gebruiksvriendelijkheid, (on)mogelijkheden van migratie en volgende versies en “good practices” in configuratie.

3.) Een centraal team leert de hele business goed kennen, waardoor het steeds beter snapt wat de algemene knelpunten in de processen, of mogelijkheden tot hergebruik, zijn.

4.) Een centraal team zorgt voor consistentie in de oplossingen.

Werk jij ook met een centraal configuratieteam voor je organisatie? Laat het weten in een reactie!

Previous articleRecordsmanagement in Office 365 en SharePoint Online
Next articleWat kan InfoPath 2010 voor mij betekenen – Deel 5
avatar
Van Levensmiddelentechnologie via Kennismanagement naar een SharePoint intranet. De laatste 10 jaar ben ik bij Sara Lee verantwoordelijk geweest voor de eindgebruiker-implementatie van het intranet in Europa en APAC. Mijn specialisaties zijn: Intranet Management Algemeen (advies, communicatie, content life cycle management, governance, training) maar vooral: het verbeteren van business processen door SharePoint Team Sites op een handige manier te configureren, met out-of-the-box functionaliteit. Elke vraag is weer een nieuwe interessante puzzel, die je met een beetje flexibiliteit van beide kanten en een goed proces, heel goed kunt oplossen met standaard functionaliteit. En dat wil ik graag iedereen laten weten!

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.