1. Dit is een doosje snoep. Dat denk ik tenminste, want het stond in het snoepschap. Maar het is niet te zien of er echt wat inzit, wat er in zit, wat voor vorm of kleur het heeft, hoeveel er in zitten, enzovoorts.

 

 

 

 

 

2. Dit zijn de dingen die er in zitten. Ze zijn eivormig en er zitten er 3 in een doosje. Ik weet nog steeds niet wat het is, want er zit een papiertje om.

 

 

 

 

 

4. O, het is donkerbruin en ruikt naar chocolade. Het smelt ook een beetje op de plekken waar ik het vasthoud.

 

 

 

 

 

 

5. Het is melkchocolade! En nadat ik er mijn tanden heb ingezet, zie ik dat er niet alleen een speeldgoedje in zit, maar ook nog een laagje witte chocolade.

 

 

 

 

 

 

 

 

Ja, dit gaat echt over SharePoint. Misschien wordt het duidelijker als ik de verschillende foto’s een naam geef.

Foto 1 is een Map.

Foto 2 is een Document.

Foto 4 is een Lijst-item.

Foto 5 is de inhoud van een lijst-item.

Begrijp je al waar ik heen wil?

Ik heb al vaker geschreven dat ik een hekel heb aan mappen. Aan een map zie je weinig, alleen de naam, de datum van aanmaak en de naam van degene die de map ooit heeft aangemaakt. Zitten er documenten in? Zitten er submappen in? Wat voor documenten zitten er in, wanneer is het laatste document toegevoegd? Wie hebben er allemaal documenten in deze map gezet? Je ziet het allemaal pas als je op de map klikt. Dat is natuurlijk wel reuze spannend, maar het betekent ook dat je elke keer een pagina ververst. Hopelijk kom je dus niet eerst 3 lagen aan submappen tegen voor je ontdekt dat er geen enkel document in je bibliotheek zit.
Daarnaast geeft een map ook nog eens een verkeerd aantal documenten aan, want elke map wordt gerekend als document. Dat is bijna misleiding J.

Nu kun je het mensen niet echt kwalijk nemen als ze mappen gebruiken, want het standaardsjabloon kent alleen de map als ordenend element. Ik heb jarenlang gewerkt met een sjabloon waaraan we een extra opzoekveld “Category” hadden toegevoegd, die leidde naar een custom-lijst waar alle leden categorieën konden toevoegen. Het mapicoon hadden we niet zichtbaar gemaakt. Niet dat iedereen snapte hoe een opzoekveld werkt (dat je dus eerst wat categorieën moet toevoegen aan een andere lijst voor je je eerste document toevoegt zorgde voor veel verwarring) maar we hadden minder last van mappen.

Maakt deze beeldspraak de nadelen van mappen een beetje duidelijk? De meeste mensen met wie ik te maken heb zijn erg gehecht aan mappen, en verzinnen allerlei smoezen om er aan vast te houden. (Dat wordt een nieuw artikel, dus als je laat weten welke argumenten jij hoort, voeg ik ze toe!).
Als jij een andere manier hebt die niet-IT-ers echt overtuigt om mappen niet meer te gebruiken, deel het dan in je eigen artikel, in het commentaar hieronder, of per mail.

Maar een document is ook niet altijd het meest ideale medium voor informatie, want ook een document verbergt zijn schatten. Ja het staat in een site, in een bibliotheek, (en misschien wel in een map) met een bepaalde naam, het heeft een naam, en je ziet wie het wanneer heeft toegevoegd. Of de titel de inhoud goed weergeeft, of dit de informatie is die je zoekt, is pas bekend als je het document opent. En als je bijvoorbeeld ingevulde formulieren opslaat in een library, kun je ze niet vergelijken, sorteren of groeperen op inhoud.

Een lijst item geeft wel direct heel veel informatie. Alle kolommen zijn direct zichtbaar, je maakt meteen een transparante database met verschillende manieren om je informatie te sorteren, groeperen of filteren, dat heeft pas een goede information scent!
Nu leent niet alle informatie zich voor een lijst, maar alles dat normaliter met een serie gelijksoortige documenten wordt gedaan, zoals actielijsten, invulformulieren, de maandresultaten, kan veel beter met een lijst worden opgelost. Ik heb veel businessprocessen gestroomlijnd door het inzetten van een lijst. Bovendien kun je hiermee ook mooie realtime grafieken maken.

We misten natuurlijk foto 3:

3. Een transparante verpakking, dus ik zie dat het een donkerbruin ei is. Ik ruik niets. Is het plastic of chocolade? (Excuses voor de onscherpe foto)

 

 

 

 

 

 

 

Nummer 3 is een InfoPath document. Ik noem het altijd een transparant document omdat je informatie uit het formulier in de kolommen van je library kunt laten zien. Ik vind het een prachtige tool, maar ik heb er veel problemen mee gehad dus ik heb het nog weinig gebruikt.

Het was trouwens lastig om een geschikt produkt te vinden voor dit artikel. Snoepfabrikanten maken het de consument makkelijk door veel produktfoto’s op de verpakking te zetten. Daardoor zie je meteen wat je kunt verwachten.
De gemiddelde content-eigenaar kan hier een voorbeeld aan nemen!

Previous articleBestanden delen: File server of SharePoint Online
Next articleInfoPath Property Promotion
avatar
Van Levensmiddelentechnologie via Kennismanagement naar een SharePoint intranet. De laatste 10 jaar ben ik bij Sara Lee verantwoordelijk geweest voor de eindgebruiker-implementatie van het intranet in Europa en APAC. Mijn specialisaties zijn: Intranet Management Algemeen (advies, communicatie, content life cycle management, governance, training) maar vooral: het verbeteren van business processen door SharePoint Team Sites op een handige manier te configureren, met out-of-the-box functionaliteit. Elke vraag is weer een nieuwe interessante puzzel, die je met een beetje flexibiliteit van beide kanten en een goed proces, heel goed kunt oplossen met standaard functionaliteit. En dat wil ik graag iedereen laten weten!

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.